Lista de cierre de año: qué resolver antes de que termine el ejercicio

El cierre del ejercicio es una fecha límite en más de un sentido. Lo que usted resuelve antes de que termine el año cuenta todavía para este ejercicio; lo que viene después se desplaza un año entero. Eso vale para los incentivos fiscales ligados al año de la inversión, para presupuestos que vencen y, en muchos países, para los aportes a planes de pensiones. También es el momento de cerrar la contabilidad de forma que las cuentas anuales no traigan sorpresas meses después.

Las reglas, tasas y plazos varían según el país y cambian cada año. Por eso esta lista se centra en qué resolver y cuándo, no en importes. Sirve para empresas dirigidas por sus dueños, para los asesores que las acompañan y para equipos financieros de organizaciones grandes que preparan el cierre. Confirme los detalles con su contador o asesor fiscal.

1. Inversiones: ¿antes o después del cierre?

• Momento: muchos sistemas fiscales vinculan los incentivos a la inversión y la depreciación al año en que se adquiere o se pone en uso un activo. Una compra en el último mes puede cambiar el impuesto de este año. Calcule el efecto antes de pedir.
• Pago o compromiso: algunos incentivos dependen de cuándo se compromete, otros de cuándo paga o de cuándo el activo está en uso. Sepa cuál le aplica.
• Incentivos verdes y energéticos: los incentivos para ahorro energético y medio ambiente suelen tener plazos de solicitud que empiezan al hacer el pedido. Un pedido en diciembre puede significar un plazo en el primer trimestre.
• Ventas de activos: vender activos poco después de comprarlos puede obligar a devolver incentivos recibidos. Revíselo antes de vender.

2. Impuestos indirectos y cuentas por cobrar

• Uso personal: las correcciones de IVA por uso personal de activos de la empresa suelen hacerse en la última declaración del año.
• Incobrables: en muchos países se puede recuperar el IVA de facturas que no se cobrarán. Revise las cuentas vencidas y documente sus gestiones de cobro.
• Regalos y beneficios al personal: los regalos de fin de año a empleados y clientes pueden tener consecuencias en retenciones y en la deducción del IVA. Revise las reglas antes de encargar las canastas.
• Regímenes con plazo de alta: los regímenes especiales para baja facturación, criterio de caja o tarifas fijas suelen exigir el alta semanas antes del inicio del año.

3. Personas y nómina

• Presupuestos que vencen: los importes exentos para beneficios del personal suelen ser anuales. Lo no usado puede perderse.
• Saldo de vacaciones: las vacaciones legales pueden vencer un tiempo después del año en que se generaron. Revise el saldo por empleado y hable de los saldos altos.
• Contratos temporales: liste todos los contratos que terminan en el primer trimestre, con los plazos de preaviso que apliquen.
• Cambios de año nuevo: actualice la nómina con las nuevas tasas, cambios del salario mínimo y aumentos de convenio.
• Evaluaciones anuales: agéndelas con objetivos vinculados al plan del año siguiente.

4. Dueños y directivos

• Remuneración y dividendos: decida sueldo, bonos y dividendos con el efecto fiscal para la empresa y para el dueño a la vista. El momento puede importar.
• Préstamos con la empresa: revise los saldos de las cuentas corrientes con socios, documente los acuerdos de intereses y devolución, y compruebe las reglas locales sobre préstamos de la propia empresa.
• Pensiones y ahorro: los aportes a planes de pensiones suelen contar en el año en que se pagan. Si quiere usar el margen de este año, pague antes del cierre.
• Registro de horas: cuando un beneficio fiscal depende de las horas dedicadas al negocio, actualice el registro ahora y no meses después.

5. Cierre contable

• Recuento de inventario: cuente el inventario el último día del año o cerca de esa fecha e identifique los artículos obsoletos.
• Cuentas por cobrar: evalúe cada partida abierta; acuerde provisiones o castigos con su contador.
• Periodificaciones: registre costos e ingresos que pertenecen a este año pero se facturan el siguiente.
• Conciliaciones: bancos, saldos entre empresas del grupo y cuentas transitorias aclarados antes del cierre.
• Conservación: guarde los registros el tiempo que exijan las reglas locales. Suelen ser varios años, y más para inmuebles.
• Presentaciones: agende los plazos de cuentas anuales y declaraciones de impuestos.

6. Mirar hacia adelante

Use las últimas semanas del año para planificar. Traduzca los objetivos del próximo año en un plan anual y un presupuesto. Compare sus partidas de costo con los datos sectoriales: lo que destacó este año es el mejor insumo para el plan del siguiente. Un resumen de temas fiscales está en impuestos empresariales.

Las listas completas

Los seis temas de arriba son la base. A continuación encontrará listas detalladas para empresas dirigidas por sus dueños, para sociedades y sus directivos y para empleadores, un plan mes a mes desde el último trimestre hasta el final del primero, y doce preguntas para su contador que a menudo se pagan solas.