El ciclo PDCA: planificar, hacer, verificar, actuar y la diferencia con PDSA
Planificar, hacer, verificar y actuar: qué implican los cuatro pasos del ciclo de Deming, de dónde viene el modelo y cómo aplicarlo en su empresa.
En este tema: Planificación y control 9
Mejorar es predecir, probar y comparar con honestidad
El ciclo PDCA es la base de casi todos los métodos de planificación y mejora. Aquí verá qué implican sus cuatro pasos, de dónde viene el modelo, por qué Deming prefería hablar de estudiar en lugar de verificar y cómo aplicar el ciclo en su propia empresa.
La mayoría de las empresas recorren tres de los cuatro pasos del ciclo PDCA. Idean un plan, lo ejecutan e intervienen cuando el resultado decepciona. El paso intermedio, mirar con calma qué ocurrió realmente y por qué, se salta o se reduce a marcar casillas en una lista. Después, la siguiente ronda empieza con los mismos supuestos que la anterior. Así una organización da vueltas, pero no avanza.
El ciclo existe precisamente para evitarlo. Convierte cada cambio en un pequeño experimento, con una expectativa previa y una comparación honesta posterior. Lo que funciona se convierte en el nuevo estándar. Lo que no funciona aporta conocimiento para la siguiente ronda.
¿Qué es el ciclo PDCA?
PDCA son las siglas en inglés de plan, do, check y act: planificar, hacer, verificar y actuar. Los cuatro pasos forman un círculo, porque el último es el punto de partida de la ronda siguiente. También se le conoce como ciclo de Deming o ciclo de mejora continua.
| Paso | Pregunta clave | Qué hace usted |
|---|---|---|
| Plan (planificar) | ¿Qué queremos lograr y qué esperamos que ocurra? | Definir el objetivo y la causa, elegir un cambio y predecir de antemano qué producirá. Acordar cómo y cuándo se medirá. |
| Do (hacer) | ¿Cómo lo probamos? | Aplicar el cambio, preferiblemente primero a pequeña escala, y registrar lo que ocurre, también lo inesperado. |
| Check o Study (verificar y estudiar) | ¿Qué ocurrió y se cumplió nuestra expectativa? | Poner el resultado junto a la predicción, explicar las diferencias y anotar lo aprendido. |
| Act (actuar) | ¿Qué hacemos ahora? | Adoptar el cambio como nuevo estándar, ajustarlo y volver a probar, o descartarlo. Después empieza la ronda siguiente. |
De Shewhart a Deming: el origen del modelo
El círculo empieza con Walter Shewhart, estadístico de Bell Laboratories. En su libro de 1939 no dibujó especificar, producir e inspeccionar como una línea recta, sino como un círculo: lo que enseña la inspección vuelve a la especificación. El editor de ese libro fue un joven W. Edwards Deming.
Deming llevó la idea a Japón. En un seminario para la Unión de Científicos e Ingenieros Japoneses (JUSE) en 1950 presentó un ciclo de diseñar, fabricar, vender y rediseñar a partir de estudios de mercado. Los japoneses lo llamaron la rueda de Deming. Poco después, directivos japoneses lo convirtieron en los cuatro pasos plan, do, check, act. Nadie ha reclamado nunca la autoría de esa versión. Kaoru Ishikawa la amplió en 1985 con la definición de objetivos y métodos en la fase de planificación y con la formación en la fase de ejecución.
El propio Deming volvió una y otra vez al ciclo original de Shewhart. En 1986 lo presentó de nuevo y en 1993 lo llamó el ciclo de Shewhart para el aprendizaje y la mejora. En una carta de 1990 a Ronald Moen escribió que debía llamarse PDSA, "not the corruption PDCA", es decir, no la versión desvirtuada PDCA.
PDCA o PDSA: ¿cuál es la diferencia?
La diferencia parece una cuestión de palabras, pero va al fondo. Verificar sugiere comprobar si algo ha salido según el plan. Estudiar exige entender por qué el resultado es el que es. Por eso el Deming Institute presenta el tercer paso como study: aprender, no inspeccionar.
Moen, Nolan y Provost añadieron en 1991 algo que hace posible ese aprendizaje: una predicción en el paso de planificación. Quien anota de antemano lo que espera puede comprobar después si su comprensión del problema era correcta. Sin predicción, cualquier resultado parece lógico a posteriori. En 1994, Langley, Nolan y Nolan completaron el ciclo hasta convertirlo en el Model for Improvement (modelo de mejora), con tres preguntas previas:
- Objetivo: ¿qué queremos lograr?
- Medición: ¿cómo sabremos que un cambio es una mejora?
- Cambio: ¿qué cambio podemos introducir que conduzca a una mejora?
En la práctica, muchas organizaciones usan el nombre PDCA y trabajan, sin embargo, según PDSA. No hay problema. Lo que cuenta es que el tercer paso sea algo más que tachar acciones de una lista.
Los cuatro pasos en la práctica
- 01
Planificar: empiece por la causa, no por la solución
Formule el objetivo de forma SMART, busque la causa del problema y elija un solo cambio. Anote qué espera que produzca, y cómo y cuándo lo medirá. Si los objetivos son financieros, aquí entra también el presupuesto.
- 02
Hacer: empiece en pequeño
Pruebe el cambio primero en un departamento, una sucursal o una línea de producto. Una prueba pequeña es barata, rápida y fácil de deshacer. Registre lo que ocurre, también lo que no estaba en el plan.
- 03
Verificar: compare con su predicción y con otros
Ponga el resultado junto a la predicción. Si no coincide, ahí está la lección. Compare también con una perspectiva externa: ¿cómo les va a empresas similares? Con el benchmark de ganancias y costos ve si una mejora acerca a su empresa a la media del sector o la sitúa por encima.
- 04
Actuar: consolidar o volver a probar
Si funciona, fije la nueva forma de trabajar en un estándar, una instrucción o la planificación anual, y extiéndala. Si funciona a medias, ajuste y haga otra ronda. Si no funciona, pare y aproveche lo aprendido.
Ejemplo desarrollado: menos merma en una panadería con tres tiendas
Un panadero artesanal con tres tiendas tira demasiado pan al final del día. Sospecha que los pedidos de cada tienda se siguen haciendo a ojo, según lo que se vendió la semana anterior. Decide investigarlo con una ronda PDCA en lugar de cambiar de golpe la forma de trabajar en todas las tiendas.
| Paso | Qué hace el panadero |
|---|---|
| Plan | Objetivo: la merma de la tienda de la calle Mayor baja en seis semanas del 11 % al 7 % de la producción de pan, sin que bajen las ventas. Cambio: el pedido de cada día se calcula con las ventas del mismo día de la semana en las cuatro semanas anteriores, más el pronóstico del tiempo. Predicción: la merma bajará sobre todo los lunes y los martes. Medición: cada día, el número de panes sin vender y las ventas. |
| Do | La encargada de la tienda de la calle Mayor trabaja seis semanas con la nueva regla de pedido. Las otras dos tiendas siguen como siempre y sirven de comparación. |
| Study | La merma baja al 8 % y las ventas se mantienen. En contra de lo esperado, la mayor mejora está en el sábado, no en el lunes: era el día en que más se horneaba de más por precaución. En dos días de calor el pan se agotó pronto. |
| Act | La regla de pedido pasa a ser estándar en todas las tiendas, con un ajuste para los días de calor. En la ronda siguiente, el panadero prueba si un descuento en la última hora reduce todavía más la merma restante. |
Ejemplo ficticio de Firmfocus.
Fíjese en dos cosas. La predicción solo acertó a medias, y justo eso dio la lección más importante: el sábado. Y las otras dos tiendas permitieron ver que la bajada se debía a la nueva regla y no a la temporada.
PDCA en cada nivel: del proyecto de mejora al ciclo anual
El ciclo funciona a cualquier escala. Un equipo puede probar una pequeña mejora en una semana. Una dirección recorre el mismo bucle con el plan anual: planificar en el último trimestre del ejercicio, ejecutar durante el año, estudiar las cifras cada mes y corregir cada trimestre. Por eso el PDCA es la columna vertebral de la planificación y control de gestión, y las normas ISO para sistemas de gestión de la calidad se apoyan en él.
| Nivel | Plan | Check o Study | Act |
|---|---|---|---|
| Proyecto de mejora | Problema, causa, predicción | Medición durante la prueba y después | Ajustar el estándar o lanzar una nueva prueba |
| Departamento | Objetivos trimestrales y acciones | Avance semanal o mensual | Reordenar acciones, resolver cuellos de botella |
| Empresa | Plan anual y presupuesto | Informe de gestión y forecast | Redistribuir recursos, recalibrar el plan |
| Grupo empresarial | Objetivos de ruptura y objetivos anuales | Revisiones trimestrales y anuales por unidad | Ajustar objetivos mediante el Hoshin Kanri |
Errores frecuentes
- Verificar se convierte en marcar casillas: la pregunta "¿se ha hecho la acción?" sustituye a "¿ha funcionado, y por qué?". En cada reunión, pregunte primero por el efecto y solo después por las acciones.
- Sin predicción previa: a posteriori, cualquier resultado parece lógico. Anote la expectativa antes de empezar.
- Rondas demasiado grandes: un ciclo de un año entero da una lección al año. Divida los cambios grandes en pruebas pequeñas.
- Actuar como búsqueda de culpables: quien castiga un resultado decepcionante recibirá en adelante solo planes seguros y cifras maquilladas.
- Cifras que llegan tarde: un informe mensual que no está listo hasta mediados del mes siguiente hace lenta la corrección. Asegúrese de que la contabilidad cierra rápido.
Pymes y grandes empresas
| Aspecto | Pymes | Grandes empresas |
|---|---|---|
| Aplicación | Una mejora cada vez, a cargo del dueño o de un jefe de equipo | Equipos de mejora por departamento, a menudo dentro de un programa lean o de gestión de la calidad |
| Registro | Una hoja A4 o una pestaña de Excel por ronda | Informes A3 y una vista central de las mejoras en curso |
| Ritmo | Revisar el avance cada mes en la reunión que ya existe | Reuniones semanales de equipo, revisiones mensuales por unidad |
| Riesgo | El día a día no deja tiempo para el paso Study | El PDCA se convierte en un formulario que hay que rellenar |
¿Qué significa PDCA?
¿Qué diferencia hay entre PDCA y PDSA?
¿Quién creó el ciclo PDCA?
¿Cuánto dura una ronda del ciclo PDCA?
Fuentes
- Moen y Norman: Circling Back, Clearing up myths about the Deming cycle, Quality Progress (noviembre de 2010)
- Moen, Associates in Process Improvement: Foundation and History of the PDSA Cycle (2009)
- The W. Edwards Deming Institute: PDSA Cycle
- ASQ: What is the Plan-Do-Check-Act (PDCA) Cycle?
- Institute for Healthcare Improvement: How to Improve, Model for Improvement