Cómo reducir costos en su empresa y mejorar la rentabilidad: un plan paso a paso con benchmarking

Casi todas las rondas de recortes arrancan con una lista de gastos y el mismo porcentaje de ahorro para cada uno. Parece justo y rara vez funciona: las partidas que pesan reciben la misma atención que la máquina de café, y los recortes caen donde resulta cómodo y no donde los costos se han desviado. Si quiere reducir costos (costes, en España) y mejorar la rentabilidad de forma duradera, parta de una comparación. Ponga su estructura de costos al lado de la de empresas como la suya, localice las partidas en las que más se aparta y trabaje primero en esas. Cuando un costo no puede bajar, la respuesta está en el precio, en la mezcla de productos o en la automatización.

Dónde suben los costos y qué puede hacer con cada uno

En toda empresa, un puñado de partidas concentra la mayor parte de los costos. En cada una, la causa de la subida señala la palanca.

Cómo reducir costos: un plan paso a paso

1. 01

   Trace su estructura de costos

   Tome los dos o tres últimos ejercicios de su contabilidad y exprese cada partida como porcentaje de las ventas. Separe los costos directos, que se mueven con las ventas, de los gastos generales, y los fijos de los variables. Agrupe las partidas como lo hace su referencia de comparación, o la comparación saldrá torcida.

2. 02

   Compárese con su sector

   Ponga sus porcentajes al lado de los de empresas parecidas con el benchmark de ganancias y costos y las cifras sectoriales, que ofrecen promedios por sector de actividad con datos para España. En la UE, los datos oficiales por sector proceden de las estadísticas estructurales de empresas de Eurostat, que describen la estructura, la actividad y los resultados de las empresas por actividad económica y por tamaño (fuente: Eurostat, octubre de 2026). Fuera de España, complemente la comparación con las encuestas y los censos económicos de su instituto nacional de estadística, como el INEGI en México o el DANE en Colombia. Anote lo que le hace diferente, como tener el local en propiedad en lugar de alquilarlo o subcontratar trabajos que otros hacen dentro.

3. 03

   Convierta las diferencias en dinero y empiece por las mayores

   Multiplique cada diferencia en puntos porcentuales por sus ventas. Así, un vago "la energía parece alta" se convierte en un monto que puede ordenar. Trabaje primero en las dos o tres diferencias más grandes, y compruebe si un costo más alto le compra algo, como una entrega más rápida que los clientes pagan.

4. 04

   Renegocie y agrupe las compras

   Licite con regularidad los contratos grandes: materiales, energía, seguros, software, telecomunicaciones y transporte. Menos proveedores con más volumen suele traducirse en mejores precios y condiciones. Cuestione también las especificaciones, porque un artículo estándar suele salir más barato que uno a medida sin que el cliente note la diferencia.

5. 05

   Automatice e invierta donde la inversión se recupere

   Calcule el periodo de recuperación (la inversión dividida entre el ahorro anual) antes de comprar. Simplifique primero el proceso y automatícelo después; si no, automatiza el desperdicio. Las inversiones en eficiencia energética o en maquinaria pueden dar derecho a incentivos fiscales o a ayudas; vea subvenciones y ayudas públicas.

6. 06

   Revise precios y mezcla cuando los costos no bajan

   Algunos costos no pueden bajar sin dañar la empresa. Entonces tienen que cambiar el precio, la mezcla de productos o las condiciones con los clientes. El costeo basado en actividades (ABC) muestra qué productos y clientes cubren de verdad sus costos.

7. 07

   Lleve los ahorros al presupuesto y sígalos cada mes

   Asigne a cada ahorro un responsable, un monto y un mes en el presupuesto. Compárelo con las cifras reales cada mes: un ahorro que nunca aparece en la contabilidad no ocurrió.

Ejemplo de reducción de costos: una imprenta cierra más de la mitad de su diferencia

Gráficas Zarandona, en Valladolid, imprime etiquetas para bodegas y cajas plegables para la industria alimentaria. Emplea a cuarenta personas y factura 5 600 000 USD. Su resultado operativo había caído al 3,0 % de las ventas, y la gerente, Begoña Zarandona, comparó cada partida con la media de su sector.

Ejemplo ficticio de Firmfocus; los porcentajes del sector son ilustrativos, no cifras reales de ningún sector. La lógica funciona igual en euros, pesos o cualquier otra moneda.

Los materiales y la energía explicaban la mayor parte de la diferencia. La imprenta redujo las mermas de papel programando seguidos los trabajos parecidos y licitó la compra de cartón, lo que vale 1,0 punto, o 56 000 USD. Reparar las fugas de aire comprimido, cambiar a iluminación LED y hacer funcionar la prensa grande fuera de las horas de tarifa más cara ahorró 0,6 puntos, o 33 600 USD. Cancelar licencias de software sin uso y agrupar las pólizas de seguro ahorró 28 000 USD, y una mejor planificación de rutas, otros 16 800 USD. En total, 134 400 USD, que elevan el resultado operativo de 168 000 USD a 302 400 USD, el 5,4 % de las ventas. Zarandona cerró más de la mitad de su diferencia sin reducir personal.

Los costos de personal estaban cerca de los del sector, así que la empresa usó la automatización para absorber el crecimiento y no para recortar puestos: un portal de pedidos en línea para los clientes habituales costó 48 000 USD y ahorra tiempo de registro de pedidos por valor de 24 000 USD al año, lo que supone recuperar la inversión en dos años.

Automatización en pymes: dónde ahorra dinero

Las empresas pequeñas adoptan la tecnología nueva más despacio que las grandes. En 2025, el 17 % de las pequeñas empresas de la UE usaba tecnologías de inteligencia artificial, frente a más de la mitad de las grandes (fuente: Eurostat, diciembre de 2025). Eso deja margen para ahorrar, pero conviene empezar por el trabajo rutinario que sigue reglas fijas: facturación y conciliación bancaria, recepción de pedidos, planificación de turnos y tareas, reposición de inventario e informes mensuales. Cada una de esas tareas ahorra horas fáciles de medir, de modo que la recuperación de la inversión también es fácil de comprobar. La guía de estrategia de IA ayuda a decidir dónde la inteligencia artificial aporta más que el software estándar.

Pequeño negocio o empresa más grande

Errores frecuentes al recortar costos

• Recortes lineales: el mismo porcentaje en todas partes ignora dónde están desviados de verdad los costos.
• Recortar lo que genera ingresos: ventas, mantenimiento y formación parecen gastos hasta que caen los ingresos o la calidad.
• Ahorros que se trasladan a otra parte: un proveedor más barato con más defectos cuesta más en trabajos repetidos.
• El grupo de comparación equivocado: otro sector u otro tamaño de empresa da diferencias falsas.
• Olvidar el precio: un costo que no puede bajar lo tiene que pagar el cliente.

Una diferencia de costos es solo el punto de partida; la guía de benchmarking muestra cómo convertirla en metas. Los consejos financieros para pymes tratan las cifras mensuales en las que deben aparecer los ahorros, y Finanzas reúne todos los temas de dinero.