Cómo elegir software de contabilidad: funciones que ahorran tiempo y un cambio sin sobresaltos
Elija el software de contabilidad por el trabajo que le quita y las reglas que debe cumplir, y cambie al cierre de un periodo sin huecos en sus registros.
En este tema: Tecnología y datos 18
Casi todas las empresas eligen su software de contabilidad dos veces. La primera, sin pensarlo demasiado: el programa venía con el primer contador o era el más barato cuando se abrió la empresa. La segunda, a conciencia, cuando aquella elección empieza a costar horas: cobros que se concilian a mano, facturas de proveedores tecleadas línea a línea, una declaración de IVA que ocupa una tarde entera.
A menudo, esa segunda elección la empuja el fisco: en España llegan VeriFactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas, y en México, Colombia o Chile la factura electrónica forma parte del control fiscal desde hace tiempo. Esta guía parte de esas horas y de esas reglas, y termina con un cambio al cierre de un periodo sin huecos en su contabilidad.
Elija el software de contabilidad por el trabajo que vuelve cada semana: movimientos bancarios, facturas de proveedores y de venta, declaraciones de impuestos. Después compruebe lo que una demo rara vez enseña: las reglas del país donde opera, cómo saca todos sus datos y quién puede cambiar qué. Cambie al cierre de un ejercicio o de un periodo, con saldos que cuadren y el sistema anterior legible.
- Ahorro de tiempo
- Reglas locales
- Sus datos
- El cambio
Software de contabilidad en la nube o instalado en su equipo
Esta elección decide quién se ocupa de las actualizaciones, las copias de seguridad y los accesos, y lo fácil que le resultará marcharse.
El software en la nube funciona en servidores del proveedor: usted entra desde el navegador o una aplicación, paga una suscripción y recibe las actualizaciones sin hacer nada. El instalado funciona en su propia computadora o servidor: usted decide cuándo actualizar y se ocupa de las copias de seguridad y del acceso remoto.
| Pregunta | Nube | Instalado |
|---|---|---|
| Dónde están los datos | En los servidores del proveedor; pregunte en qué país | En su propio equipo |
| Actualizaciones | Automáticas, cuando decide el proveedor | Cuando usted las instala |
| Copias de seguridad | Las hace el proveedor; pregunte qué puede restaurar | Las hace usted, con una copia fuera de la oficina |
| Acceso del asesor o contador | Con su propio usuario, desde cualquier lugar | Acceso remoto, o archivos que van y vienen |
| Salir | Depende de la exportación y del contrato | Los datos se quedan, pero a menudo solo ese programa los lee completos |
El instalado todavía tiene sentido si el programa de su sector solo existe así; pregunte entonces hasta cuándo seguirán desarrollándolo.
Las funciones del software de contabilidad que más tiempo ahorran
Casi cualquier programa registra un asiento y saca un balance. La diferencia está en el trabajo manual que hay antes.
Cuente primero los movimientos bancarios y las facturas de proveedores y de venta que procesa en un mes: con esas cifras, una demo se juzga mejor que con cualquier lista de funciones.
Dos funciones suelen ahorrar más que ninguna otra. La conexión bancariaConexión bancariaEnlace directo que trae los movimientos del banco al software de contabilidad de forma automática, sin que nadie importe extractos a mano. trae cada cobro y cada pago y propone la factura o el gasto que le corresponde; compruebe que se pueden conectar todas sus cuentas y tarjetas. La captura de facturas lee las facturas de proveedores que llegan por correo o en foto, y un paso de aprobación da voz al responsable del presupuesto antes de pagar.
IVA y otros impuestos
Busque un código de impuesto en cada línea de factura y una declaración en el formato que acepta su administración tributaria, mejor si se presenta desde el programa. La presente quien la presente, cuádrela antes con la contabilidad.
Monedas y sociedades
Facturas en otras monedas, con la diferencia de cambio registrada al cobrar. En un grupo: contabilidad por sociedad, operaciones intragrupo y una vista consolidada sin hojas de cálculo.
Integraciones mediante API
Nómina, tienda en línea, punto de venta y registro de horas generan asientos. Con una APIAPIInterfaz de programación de aplicaciones: una vía acordada para que dos sistemas intercambien datos directamente, sin exportar ni teclear archivos. llegan a la contabilidad sin volver a teclearlos. Pregunte quién mantiene cada conexión: la de un tercero puede quedar fuera del soporte del proveedor.
Permisos y registro de auditoría
Cada usuario tiene solo los permisos que necesita, con verificación en dos pasos (vea ciberseguridad básica). Un registro de auditoríaRegistro de auditoríaHistorial que guarda cada asiento y cada cambio con el usuario y la hora, de modo que nada se modifica sin dejar rastro. muestra quién registró o cambió qué, y cuándo. Que pocos puedan cambiar los datos bancarios de un proveedor, y confirme cada cambio por teléfono en un número que ya tenía.
Qué software de contabilidad encaja con su empresa
Importa menos el tamaño que la forma en que su empresa gana dinero: una comercializadora con inventario necesita otras cosas que una consultora que factura horas.
Clasifique cada requisito como imprescindible, importante o deseable. Un imprescindible es eliminatorio: si el programa falla en uno, queda fuera, por bueno que sea en lo demás. Los importantes se ponderan y se puntúan después de cada demo o prueba; los deseables solo cuentan cuando dos programas quedan muy parejos.
Mantenga pocos imprescindibles: una lista larga suele esconder deseos que en realidad son importantes.
| Tipo de empresa | Debe resolver | Atención a |
|---|---|---|
| Comercio con inventario | Inventario o enlace con el sistema de almacén, pedidos de compra | Sin valorar bien el inventario, el margen mensual sale mal |
| Servicios que se facturan por horas | Registro de horas, facturación por proyecto, trabajo en curso | Horas que hay que exportar para facturarlas |
| Grupo con varias sociedades | Contabilidad por sociedad, monedas, operaciones intragrupo, consolidación | Un plan de cuentas común e impuestos locales por sociedad |
| Despacho de asesoría o contaduría | Acceso a la contabilidad de los clientes, tareas masivas, revisión | Pocos programas para todos los clientes, para dominarlos |
Si compras, inventario, planificación y finanzas viven en sistemas separados unidos por hojas de cálculo, valore un ERP: vea cómo elegir e implantar un ERP.
Reglas fiscales y factura electrónica: compruebe las del país donde opera
En España y en buena parte de América Latina, las normas fiscales llegan al propio programa: registros inalterables, facturas que pasan por la administración, contabilidad en formato fijo. Lo que sigue son ejemplos, no una lista completa.
España: VeriFactu, SII y factura electrónica entre empresas
El Real Decreto 1007/2023 fija los requisitos de los programas con los que empresas y profesionales establecidos en España emiten sus facturas: deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación; en el País Vasco y Navarra se aplica a quien tiene su domicilio fiscal en territorio común (fuente: BOE, diciembre de 2025). Quienes presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener su sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto antes del 1 de julio de 2027 (fuente: AEAT, octubre de 2026). En octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda comunicó la previsión de ampliar de nuevo el plazo (fuente: AEAT, noviembre de 2026), hasta octubre de 2028 (fuente: EY, octubre de 2026); mientras no lo recoja el BOE, rigen las fechas de 2027.
En la modalidad VERI*FACTU, que es voluntaria, el programa envía cada registro a la Agencia Tributaria y el cliente puede comprobar la factura con su código QR; sin ella, el programa guarda los registros con garantías de integridad y conservación (fuente: AEAT, octubre de 2026).
Las empresas cuyo volumen de operaciones superó 6.010.121,04 € el año anterior ya llevan los libros registro del IVA en la sede electrónica de la AEAT mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) (fuente: AEAT, octubre de 2026). A quien está en el SII no le afecta el reglamento de VeriFactu (fuente: AEAT, julio de 2026).
A esto se suma la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, que regula el Real Decreto 238/2026 (fuente: BOE, marzo de 2026). Con la orden ministerial en vigor desde el 6 de octubre de 2026, quienes superaron 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior deberán emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2027 y el resto desde el 6 de octubre de 2028; quien recibe la factura también informará de su aceptación o rechazo y de su pago, en plazos escalonados hasta el 6 de octubre de 2029 (fuente: AEAT, octubre de 2026).
México
La factura es un CFDI, un archivo XML que un proveedor autorizado de certificación (PAC) valida y timbra, y así se convierte en factura digital (fuente: SAT, noviembre de 2026). Quien está obligado a la contabilidad electrónica envía al SAT su catálogo de cuentas y la balanza de comprobación mensual en XML, por el Buzón Tributario (fuente: SAT, noviembre de 2026).
Colombia
La factura electrónica de venta se transmite a la DIAN, que verifica sus reglas técnicas antes de que llegue al comprador con el comprobante de validación; así se convierte en soporte con efectos fiscales (fuente: DIAN, febrero de 2024).
Chile
El Registro de Compras y Ventas del SII se alimenta de los documentos tributarios electrónicos, como la factura electrónica (fuente: SII, noviembre de 2026). Para los emisores electrónicos, ese registro sustituye al libro de compras y ventas (fuente: SII, mayo de 2025).
Las reglas cambian. Pregunte a su asesor o a la administración tributaria qué exige al software cada país donde opera, y pida a cada proveedor que demuestre, no que prometa, cómo lo cumple. Más en factura electrónica e impuestos empresariales.
Propiedad de los datos, exportación y cuánto tiempo conservar la contabilidad
En la nube, su contabilidad está en los servidores del proveedor; sacar todos los datos depende de la exportación y del contrato.
Exportar el libro diario no basta: necesita también clientes, proveedores, facturas pendientes y adjuntos escaneados, de una vez y en formatos que otro programa pueda leer.
En la Unión Europea ayuda la Ley de Datos: los proveedores de software como servicio (programas que se usan por suscripción en la nube) deben ofrecer interfaces abiertas y, como mínimo, exportar los datos en un formato de uso común y legible por máquina; desde el 12 de enero de 2027 desaparecen por completo los cargos por cambiar de proveedor, incluidos los de salida de datos (fuente: Comisión Europea, diciembre de 2025). Fuera de la UE, déjelo por escrito en el contrato.
- Propiedad: el contrato dice que los datos son suyos y limita lo que el proveedor puede hacer con ellos.
- Después de cancelar: cuánto tiempo conserva el acceso y si existe un archivo de solo lectura.
- Datos personales: condiciones de protección de datos para la información de empleados y clientes; más en protección de datos.
Los plazos de conservación cambian de un país a otro
En España, el Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante seis años desde el último asiento, salvo que otra norma disponga otra cosa (fuente: BOE, mayo de 2023). En Colombia, la Ley 962 de 2005 fija diez años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, en papel o en un medio electrónico que garantice su reproducción exacta (fuente: DIAN, noviembre de 2026). La obligación sigue siendo suya cuando deja a un proveedor: decida desde el principio cómo abrirá los ejercicios anteriores, con un archivo de solo lectura, una exportación probada o ambos.
Cómo cambiar de software de contabilidad sin huecos
Un cambio rara vez falla por el programa nuevo. Falla en las costuras: saldos de apertura que no cuadran, un cobro que no encuentra su factura, un ejercicio antiguo que nadie puede abrir.
Si puede, cambie al inicio de un ejercicio, para que cada año viva en un solo sistema; si no, al inicio de un periodo de IVA, para que ninguna declaración dependa de dos programas. Desde la fecha de corte, las operaciones nuevas van solo al sistema nuevo, y el anterior recibe los asientos de cierre.
Después, lleve ambos sistemas en paralelo durante un periodo, al menos para bancos y facturas de venta, y compare el balance de comprobación, las cifras de IVA y las partidas abiertas. Alargarlo más suele duplicar el trabajo.
- 1Mapear el plan de cuentasEnlace cada cuenta del plan de cuentasPlan de cuentasLa lista de cuentas en las que registra una empresa, como ventas, bancos, clientes o sueldos, agrupadas para el balance y la cuenta de resultados. anterior con una del nuevo, códigos de impuesto incluidos, y pida a su asesor que revise la tabla.
- 2Trasladar los datos maestrosClientes, proveedores y artículos, con su identificación fiscal. Tome los datos bancarios de los proveedores de una fuente fiable, no de una exportación antigua.
- 3Registrar los saldos de aperturaLos saldos de todas las cuentas de balance, provisionales hasta cerrar el ejercicio anterior. El banco debe coincidir con el extracto en la fecha de corte.
- 4Cargar las partidas abiertas una a unaCada factura pendiente por separado, no como un total, para que los cobros se concilien. Active la conexión bancaria desde la fecha de corte, para que nada llegue dos veces.
- 5Mantener legible el sistema anteriorPruebe una exportación completa en otra computadora y cancele la suscripción anterior después de la primera declaración desde el sistema nuevo, con el visto bueno de su asesor.
Más guías en tecnología y datos.
¿Su software de contabilidad sigue encajando?
Responda por su propia empresa y vea por dónde empezar.
- 1Sabemos dónde se guardan nuestros datos contables y quién hace las copias de seguridad.
- 2Los movimientos bancarios llegan solos y el programa propone la factura que corresponde.
- 3Las facturas de proveedores se capturan y se aprueban sin que nadie las vuelva a teclear.
- 4Cada usuario tiene solo los permisos que necesita, y los cambios de datos bancarios de proveedores quedan registrados.
- 5Clasificamos los requisitos en imprescindibles, importantes y deseables antes de ver ninguna demo.
- 6Sabemos qué reglas de facturación electrónica aplican en cada país donde operamos, y desde cuándo.
- 7En el último año hemos probado una exportación completa de la contabilidad y de los adjuntos.
- 8Sabemos hasta cuándo debemos conservar cada ejercicio anterior y cómo lo abriríamos.
Guías relacionadas
Lista de requisitos y plan de cambio con hitos
A continuación encontrará una lista de requisitos con su prioridad y una prueba de demo por línea, completada para un mayorista, y un plan de cambio con hitos desde ocho semanas antes del corte.
Preguntas frecuentes
¿Podemos llevar la contabilidad en una hoja de cálculo?
¿Nuestro asesor o contador tiene que usar el mismo programa?
¿Qué pasa con nuestros datos si cancelamos la suscripción?
¿Podemos cambiar a mitad de ejercicio?
- AEAT: Nota informativa sobre la ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación (octubre de 2026)
- AEAT: Calendario de implantación de la factura electrónica (octubre de 2026)
- SAT: trámite de envío de la contabilidad electrónica (noviembre de 2026)
- DIAN: Validación previa (febrero de 2024)
- Comisión Europea: Explicación de la Ley de Datos (diciembre de 2025)
- BOE: Código de Comercio, texto consolidado (mayo de 2023)