Factura electrónica en España y Latinoamérica: qué es, dónde es obligatoria y cómo prepararse

Una empresa con sede en Madrid y una filial en Ciudad de México factura hoy de dos maneras muy distintas. En México, las facturas las certifica normalmente un proveedor autorizado, que las envía al SAT en el mismo momento (fuente: SAT, noviembre de 2026). En España, muchas facturas entre empresas siguen viajando como PDF por correo electrónico, y eso tiene los días contados: la factura electrónica entre empresas ya tiene calendario, y un PDF no basta para cumplirla.

Esta guía explica qué distingue una factura electrónica de un PDF, cómo la comprueban las autoridades tributarias de América Latina, qué exigen VeriFactu y la obligación española entre empresas, y cómo prepararse.

Estructurado significa que cada dato, del número de factura y la identificación fiscal al total y la referencia del pedido, tiene su propio campo con nombre. El software lee esos campos directamente; con un PDF, alguien tiene que encontrar el total.

El archivo suele ser XMLXMLUn formato de texto para datos estructurados en el que cada valor va entre etiquetas con nombre, de modo que el software sabe qué significa cada dato., y lo crean y lo leen los programas. Lo que usted elige es el estándar, que en Europa tiene dos capas: el contenido y la sintaxis.

La red PeppolPeppolUn conjunto internacional de acuerdos y especificaciones para intercambiar facturas electrónicas a través de proveedores de acceso certificados. funciona con cuatro esquinas: su software entrega la factura a su proveedor de acceso, que la hace llegar al proveedor de acceso del cliente, y este al software del cliente (fuente: OpenPeppol, septiembre de 2023). Cada empresa se conecta una vez y llega a todas las demás. El reglamento español menciona Peppol solo en su preámbulo: las plataformas privadas podrán usar mensajes Peppol BIS si emplean UBL y cumplen la norma europea, pero los artículos no nombran Peppol: exigen que las plataformas se interconecten entre sí (fuente: BOE, marzo de 2026).

VeriFactu no es un formato de intercambio entre empresas: regula el programa con el que usted factura. Afecta a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a las personas físicas con actividades económicas, a los no residentes con establecimiento permanente y a las entidades en atribución de rentas con actividad económica (fuente: BOE, diciembre de 2025). Quedan fuera, entre otros, quienes llevan los libros registro del IVA conforme al artículo 62.6 del Reglamento del IVA, es decir, por el Suministro Inmediato de Información (fuente: BOE, diciembre de 2025). Si tributa en el País Vasco o en Navarra, consulte las normas forales.

Hay dos modalidades: los sistemas VERI*FACTU remiten todos los registros a la Agencia Tributaria por medios electrónicos, y los demás los conservan con las garantías del reglamento; en ambos casos, la factura lleva un código QR con parte de su contenido (fuente: BOE, diciembre de 2025).

Según el texto consolidado del reglamento en el BOE, las sociedades deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027 (fuente: BOE, diciembre de 2025).

Con las Administraciones Públicas, la factura electrónica es obligatoria desde el 15 de enero de 2015 para sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada y otras entidades, con formato estructurado y firma electrónica avanzada (fuente: BOE, diciembre de 2013). Se presenta en el punto general de entrada de cada Administración; el de la Administración General del Estado es FACe, al que pueden adherirse gratis comunidades autónomas y entidades locales (fuente: BOE, junio de 2014).

1. 1Desde abril de 2025Los Estados miembros pueden exigir factura electrónica a las empresas establecidas en su territorio, en las condiciones que fijen (fuente: EUR-Lex, marzo de 2025).
2. 2Desde julio de 2030Las ventas a empresas de otros Estados miembros exigen factura electrónica según la norma europea, expedida en un máximo de diez días, y sus datos se comunican a las administraciones (fuente: EUR-Lex, marzo de 2025; Comisión Europea, marzo de 2025).
3. 3Hasta 2035Los Estados con sistemas nacionales de información en tiempo real deben adaptarlos a las normas comunes de la UE (fuente: EUR-Lex, marzo de 2025).

Los diez días cuentan desde el devengoDevengoEl momento en que el IVA se vuelve exigible; en general, cuando se entregan los bienes o se prestan los servicios.. Si factura una vez al mes a clientes de otros Estados miembros, pregunte a su asesor si ese ritmo seguirá siendo válido.

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   Haga inventario de sus flujosListe ventas y compras por país, tipo de cliente y sistema de origen: ERP, tienda en línea, programas de facturación, hojas de cálculo, facturas rectificativas y facturas entre empresas del grupo.
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   Pregunte a cada proveedor de softwareSi cumple VeriFactu, si emite y recibe en las sintaxis admitidas, con qué plataforma trabaja y si conecta con el PAC, la DIAN, el SII, la ARCA o el OSE de cada filial.
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   Elija cómo conectarseEn España, una plataforma privada o la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria (fuente: BOE, marzo de 2026); en cada país latinoamericano, el canal que fije su autoridad tributaria.
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   Limpie los datos maestrosNúmeros de identificación fiscal, razones sociales, direcciones y la referencia de pedido que pide cada cliente grande. Los datos erróneos producen rechazos y facturas que nadie concilia.
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   Organice el estado de pago y el archivoDecida quién comunica aceptaciones, rechazos y pagos en plazo, y conserve el archivo estructurado tal como se envió o recibió.

Las compras son las que más ganan: con proveedor, impuestos y pedido en campos fijos, el software concilia factura, pedido y recepción, y solo las excepciones llegan a una persona.

Si está eligiendo un ERP, haga de la factura electrónica un requisito; vea cómo elegir un ERP. Encontrará más guías en Tecnología y datos.