Calendario de obligaciones fiscales para pymes: cada declaración y pago del año en un solo plan

Un calendario de obligaciones fiscales comienza el día en que se inscribe

Los plazos de su primer año quedan fijados en el momento de la inscripción. La autoridad tributaria sabe cuándo vence su primera declaración del IVA (o del impuesto al consumo equivalente) y cuándo espera el impuesto sobre la renta; usted quizá se entere cuando llegue un aviso o una multa. Un calendario de obligaciones, que en muchos países se llama calendario tributario o calendario fiscal, reúne en una sola página cada declaración, pago y renovación recurrente. Así planifica la caja y el tiempo en torno a esas fechas en lugar de reaccionar.

Lo que más sorprende al principio es el desfase entre ganar y pagar. En muchos países, el impuesto sobre la renta de un año se liquida meses después del cierre, y esa liquidación puede coincidir con el primer pago a cuenta del año siguiente. Quien abre a mitad de año puede recibir la primera factura de impuestos mucho después de haber cobrado, cuando ese dinero ya se gastó.

Las obligaciones recurrentes de todo negocio

• IVA o impuesto al consumo: declaraciones mensuales, bimestrales, trimestrales o anuales en las que ingresa el impuesto cobrado a sus clientes menos el pagado en sus compras.
• Pagos a cuenta del impuesto sobre la renta: plazos durante el año, calculados sobre la ganancia esperada o sobre el impuesto del año anterior. Según el país se llaman pagos provisionales, anticipos o pagos fraccionados.
• Retenciones: si paga sueldos, honorarios a profesionales o el alquiler de un local, en muchos países debe retener una parte e ingresarla a la autoridad tributaria, con un resumen anual.
• Declaración anual: impuesto sobre la renta para trabajadores independientes (autónomos en España) y socios de sociedades de personas; impuesto de sociedades o impuesto sobre la renta de la empresa para las sociedades.
• Nómina y seguridad social: desde el primer empleado, con cada pago de salarios y al cierre del año.
• Estados financieros y obligaciones registrales: para sociedades, a menudo con depósito o renovación anual ante un registro público o una cámara de comercio.
• Licencias, permisos y seguros: cada uno en su propio aniversario, a menudo con una tasa o con condiciones nuevas.

Cómo construir su propio calendario

No hace falta memorizar normas. Casi todas las autoridades tributarias publican cada año un calendario oficial; su trabajo consiste en filtrar lo que le corresponde y completarlo con las fechas que no son fiscales.

1. 01

   Descargue el calendario oficial del año

   Búsquelo en el portal de su autoridad tributaria; muchas lo ofrecen en PDF o en un formato para importar en su agenda. En algunos países, como Colombia o Perú, la fecha de vencimiento depende del último dígito de su número de identificación tributaria.

2. 02

   Quédese solo con lo que le corresponde

   Marque las obligaciones de su régimen fiscal, su forma jurídica y su periodo de declaración. Su comprobante de inscripción, el buzón electrónico de la autoridad tributaria o su contador (o gestoría) le dirán cuáles son.

3. 03

   Añada las fechas que no son fiscales

   Seguridad social, registro mercantil o cámara de comercio, licencias, pólizas de seguro, contrato de alquiler, certificado de firma electrónica, dominio web y suscripciones de software.

4. 04

   Ponga recordatorios con margen

   Cada vencimiento con un aviso dos semanas antes. Una fecha que todavía no conoce va al primer día del mes hasta que llegue la notificación oficial.

5. 05

   Revíselo cada año y con cada cambio

   Un calendario nuevo cada enero, y una revisión cuando cambie de forma jurídica, contrate a alguien, pase a otro régimen o supere un umbral de ingresos.

Dónde consultar las fechas oficiales

Esta tabla solo indica dónde buscar. Las fechas, los umbrales y las tasas los fija cada organismo y cambian con frecuencia.

Obligaciones sin fecha fija

• Cambio de régimen o inscripción en el IVA: al superar un umbral de ingresos o cambiar de actividad. Revise cada mes sus ingresos acumulados.
• Altas y bajas de trabajadores: se comunican antes del inicio del trabajo o en un plazo breve, según el país.
• Cambios en los datos del negocio: domicilio, actividad o representantes, casi siempre con un plazo para comunicarlos.
• Factura electrónica: en muchos países de América Latina cada factura se emite y valida ante la autoridad tributaria. Si su certificado o su firma electrónica caduca, deja de poder facturar, así que anote también esa fecha.

Qué cambia según la forma jurídica

Una rutina que funciona todo el año

1. 01

   Todo el año en su agenda de una vez

   Pase en enero todas las fechas del calendario que construyó, con sus recordatorios, a la agenda que usa cada día.

2. 02

   Una mañana administrativa al mes

   Una mañana fija en la primera semana: emitir facturas, cuadrar comprobantes con el banco, registrar el IVA y reclamar lo vencido.

3. 03

   Dos cuentas de reserva

   Una para el IVA y otra para el impuesto sobre la renta. Transfiera a ambas el mismo día en que cobra a un cliente, y pregunte a su contador qué parte de la ganancia conviene reservar.

4. 04

   Una revisión trimestral

   Compare la ganancia real con su previsión y con sus pagos a cuenta. Si la ganancia va muy por encima del plan, aumente la reserva ahora en lugar de enfrentarse después a una factura grande.

Ejemplo: el primer año de un salón de belleza

Nuria abre un salón de belleza como trabajadora independiente el 1 de noviembre, en un país con declaraciones trimestrales del IVA que vencen un mes después de cada trimestre y un IVA del 20 %. Se inscribe en el IVA desde la apertura e invierte 12 000 USD en equipo y acondicionamiento del local, más 2400 USD de IVA. Para sus primeros doce meses espera 42 000 USD de ingresos sin IVA y 22 000 USD de ganancia. Noviembre y diciembre le dejan 5400 USD más 1080 USD de IVA.

Ejemplo ficticio de Firmfocus. La tasa del IVA, los periodos de declaración y la reserva del 25 % son ilustraciones, no las reglas de un país concreto. Importes en USD; la lógica funciona igual en euros, pesos o cualquier otra moneda.

Trabajador independiente o empresa con personal

Errores frecuentes en el primer año

• Tratar el IVA como un ingreso: pertenece a la autoridad tributaria desde el momento en que el cliente paga.
• Saltarse los pagos a cuenta: el impuesto de todo un año llega entonces de golpe.
• No vigilar un umbral: puede terminar debiendo un IVA que nunca cobró.
• Fiarse de los recordatorios: no todas las autoridades los envían, y en muchos países un aviso en el buzón electrónico se da por notificado aunque no lo abra.
• Dejar caducar la firma electrónica: sin ella no puede presentar declaraciones y, en muchos países, tampoco facturar.

El calendario de obligaciones forma parte de el primer año dentro de Crear una empresa. Organice la administración con impuestos y contabilidad, incluya los pagos de impuestos en su flujo de caja proyectado (previsión de tesorería) y lea contratar al primer empleado antes de añadir las fechas de nómina.