Cómo contratar a su primer empleado: qué organizar antes del primer día y cuánto cuesta de verdad

Contratar al primer empleado comienza semanas antes del primer día de trabajo

Casi todas las obligaciones del empleador comparten una misma fecha límite: el primer día de trabajo o el primer pago de salario. Para entonces debe estar inscrito como empleador, haber dado de alta al trabajador en la seguridad social y tener en marcha la nómina (planilla, en varios países de América Latina), los seguros y las medidas básicas de seguridad en el trabajo.

La pregunta más difícil es otra: ¿genera el trabajo lo suficiente para pagar un sueldo cada mes, también en los meses en que la persona nueva está aprendiendo, de vacaciones o enferma? El ejemplo de esta página usa dólares (USD); la lógica funciona igual en euros, pesos o cualquier otra moneda.

¿Empleado u otra fórmula?

Primero, tres preguntas. ¿El trabajo es estable, al menos para un año? ¿Aporta más margen de lo que cuesta la persona? ¿Puede asumir el costo durante seis meses si los ingresos crecen más despacio de lo previsto?

Qué organizar antes del primer día

El principio es el mismo en casi todos los países. Empiece uno o dos meses antes de la fecha de incorporación.

1. 01

   Inscríbase como empleador

   Ante el organismo de seguridad social y, donde haga falta, ante la autoridad tributaria, para obtener su número de empleador o registro patronal.

2. 02

   Dé de alta al trabajador

   Comunique el alta en la seguridad social antes de que empiece a trabajar o en el plazo que marque la ley. Compruebe su identidad y, si es extranjero, su permiso de trabajo, y guarde una copia.

3. 03

   Ponga el contrato por escrito

   Puesto, jornada, salario, duración, periodo de prueba y preaviso. En algunos países el contrato se comunica o registra ante la autoridad laboral.

4. 04

   Organice la nómina

   Programa de nómina o proveedor externo, recibos de salario, retenciones del impuesto sobre la renta y declaraciones periódicas.

5. 05

   Seguridad y salud en el trabajo

   Evalúe los riesgos del puesto, dé la formación básica y organice la prevención como exija su país, por ejemplo con un servicio de prevención externo o un seguro de riesgos de trabajo.

6. 06

   Prestaciones y seguros obligatorios

   Vacaciones pagadas, pagas extraordinarias, aguinaldo o primas donde existan, y las aportaciones obligatorias para pensión, salud o vivienda.

Dónde consultar las reglas de su país

Esta tabla solo indica a qué organismo acudir. Las tasas, los plazos y los importes los fija cada uno y cambian con frecuencia.

• Inscripción: ¿quién registra a los empleadores, y con qué antelación debe comunicarse el alta de un trabajador?
• Seguros: ¿qué seguro de riesgos de trabajo o de accidentes es obligatorio, y quién lo gestiona?
• Salario: ¿hay un salario mínimo o un convenio colectivo para su sector, pagas extra, aguinaldo o participación de los trabajadores en las utilidades?

Las reglas y las tasas cambian cada año, así que revise el portal oficial poco antes de la fecha de inicio.

Cuánto cuesta realmente un empleado

El salario bruto es solo una parte. En la Unión Europea, los costos no salariales, como las cotizaciones sociales del empleador, representaron el 24,8 % de los costos laborales totales en 2025, según datos de empresas de 10 o más empleados, sin agricultura ni administración pública (fuente: Eurostat, marzo de 2026). En América Latina, prestaciones como el aguinaldo, las primas, las vacaciones pagadas o la participación en las utilidades pueden sumar bastante al salario mensual. Para comparar países, el informe anual Taxing Wages de la OCDE recoge las cotizaciones a cargo del empleador; para su caso concreto, use las tasas que publica el organismo de seguridad social de su país.

Incapacidad por enfermedad: el riesgo que usted asume

Cuando un empleado se enferma, en muchos países el empleador paga todo o parte del salario durante los primeros días o semanas, y después la seguridad social asume la prestación. En otros, la seguridad social paga desde el principio, pero usted sigue sin el trabajo de esa persona. Averigüe qué parte le corresponde y durante cuánto tiempo, y decida si quiere asegurar ese riesgo.

Periodo de prueba y contratos temporales

El periodo de prueba permite a ambas partes terminar el contrato con rapidez, y casi todos los países fijan una duración máxima según el tipo de puesto. Póngalo siempre por escrito.

Un contrato temporal puede convenir para una primera contratación cuando no está seguro de que el trabajo vaya a durar. En la Unión Europea, incluida España, los Estados deben evitar el abuso de contratos temporales sucesivos mediante causas objetivas, una duración máxima total o un número máximo de renovaciones (fuente: EUR-Lex, junio de 1999). Muchos países de América Latina también limitan los contratos temporales a situaciones concretas. Decida sobre un contrato indefinido antes de que se agote la última renovación posible.

Subvenciones: menos de lo que se cree

La mayoría de las ayudas a la contratación se dirigen a grupos concretos, como personas desempleadas de larga duración, personas con discapacidad, jóvenes o aprendices, y muchas se pagan después o se descuentan de las cotizaciones, así que apenas alivian la caja en los primeros meses. Algunas reducciones de cotizaciones ayudan al primer empleador, pero cambian con frecuencia. Deje las ayudas fuera de su previsión hasta que estén aprobadas por escrito, y consulte subvenciones y ayudas públicas.

Ejemplo: ¿cuándo se paga la primera contratación?

Fabián tiene una pequeña tostadora de café en Pereira que vende a cafeterías y por internet. Tostar, envasar y enviar le dejan poco tiempo para vender, así que quiere contratar a un ayudante de producción 24 horas a la semana y liberar dos días para conseguir cafeterías como clientes.

Ejemplo ficticio de Firmfocus. La tasa de cotización, el margen y el crecimiento son ilustraciones; use las tasas de su país. Importes en USD; la lógica es la misma en euros, pesos o cualquier otra moneda.

La contratación le cuesta a Fabián 8400 USD de ganancia el primer año, porque conseguir cafeterías como clientes lleva meses. En el segundo año el margen adicional ya supera el costo, y durante el tercero recupera la pérdida del primero. Quedan dos riesgos. Los salarios se pagan desde el primer mes, así que mantiene un colchón equivalente a tres meses de costo del empleador, 7500 USD. Y si en su país el empleador pagara el salario completo durante seis semanas de baja, una ausencia larga le costaría unos 2700 USD de salario sin producción (23 400 USD x 6 / 52).

Trabajador independiente o empresa con personal

Errores frecuentes con el primer empleado

• Inscribirse tarde: sin número de empleador no puede dar de alta al trabajador ni procesar bien la primera nómina.
• Contar con subvenciones: presupueste sin ellas hasta que estén aprobadas por escrito.
• Olvidar vacaciones, pagas extra y enfermedad: paga el salario todas las semanas del año, pero el trabajo se hace en menos semanas.
• Descuidar la prevención de riesgos: un accidente sin evaluación de riesgos ni seguro puede salir muy caro.
• Datos del personal: los registros de nómina son datos personales; firme un contrato de encargo de tratamiento con su proveedor de nómina.

Contratar es una de las decisiones de el primer año dentro de Crear una empresa. Añada la masa salarial a su proyección de resultados y a su flujo de caja proyectado, revise sus seguros y anote las fechas de nómina en el calendario de obligaciones.