Impuestos y contabilidad para emprendedores: evite la sorpresa fiscal del segundo año

Los impuestos y la contabilidad son los temas que más se aplazan al abrir un negocio. Es comprensible, pero sale caro. Quien no reserva nada el primer año suele recibir la cuenta de ese año justo cuando llega el primer anticipo del siguiente. Muchos sistemas cobran por adelantado parte del impuesto del año en curso: son los pagos fraccionados en España, los pagos provisionales en México y Chile, los pagos a cuenta en Perú o los anticipos en Colombia y Argentina. Unos pocos hábitos desde el primer día evitan ese doble golpe, esté donde esté.

¿Impuesto sobre la renta personal o impuesto de sociedades?

Qué impuesto paga depende de su forma jurídica, no del tamaño del negocio.

¿Qué gastos de inicio son deducibles?

El principio se parece en casi todos los sistemas. Los gastos necesarios para la actividad reducen la utilidad sobre la que tributa, mientras que los bienes que duran varios años se deducen poco a poco mediante la depreciación (amortización en España). Los gastos anteriores al inicio, como un estudio de mercado, la asesoría o la web, también suelen ser deducibles, con condiciones que fija cada país. En buena parte de América Latina, además, solo se deduce lo que está respaldado por una factura válida emitida a su número fiscal.

Guarde cada factura de la etapa de preparación, a nombre del negocio cuando sea posible, con una nota de para qué fue.

IVA: cuándo debe cobrarlo y cómo funciona

El IVA (o el impuesto al consumo equivalente, como el IGV en Perú) funciona casi igual en todas partes. Usted lo cobra en sus ventas, descuenta el que pagó en las compras del negocio e ingresa la diferencia. Si el IVA pagado supera al cobrado, el saldo se devuelve o pasa a los periodos siguientes, según el país. El IVA que le paga el cliente nunca fue suyo.

Lo que cambia es quién está obligado y desde cuándo. Algunos países eximen a los negocios muy pequeños por debajo de cierto nivel de facturación o los llevan a un régimen simplificado; en otros, toda venta gravada lleva IVA desde el primer día. La Unión Europea permite a cada Estado miembro aplicar una franquicia para pymes: quien se acoge a ella no cobra IVA a sus clientes, pero tampoco puede deducir el que paga en sus compras. Ese es el intercambio de fondo en cualquier exención, y conviene comprobar si su país la aplica.

Dónde consultar

Tabla orientativa de organismos, sin tasas ni umbrales, que cambian a menudo. Confirme las reglas vigentes en el portal oficial o con su contador (gestor o asesor fiscal en España).

Compruebe en su país

• Obligación: ¿cobra IVA desde la primera venta, o hay un umbral o un régimen simplificado?
• Exención: si existe una franquicia o un régimen especial, ¿cuánto IVA de sus compras dejará de deducir?
• Declaraciones: mensuales, trimestrales o anuales, y si hay que presentarlas aunque salgan en cero.
• Factura electrónica: qué sistema exige la autoridad tributaria y desde cuándo le aplica.
• Ventas a otros países: las ventas a distancia y los servicios digitales siguen reglas propias.

Cómo evitar una sorpresa fiscal

1. 01

   Aparte el IVA en cuanto cobra

   Cada vez que un cliente le paga, transfiera la parte del IVA a una cuenta de ahorro separada. Así la declaración es un trámite y no un problema de caja.

2. 02

   Reserve un porcentaje fijo de la utilidad

   Calcule con sus tasas marginales, o con su contador, qué parte de la utilidad irá a impuestos y cotizaciones, y transfiérala cada mes.

3. 03

   Pague por adelantado donde el sistema lo espera

   Si su país cobra pagos fraccionados, provisionales o a cuenta, inclúyalos en el flujo de caja como un gasto más. Donde los anticipos son voluntarios, también reparten la carga a lo largo del año.

4. 04

   Lleve la contabilidad al día

   Registre las operaciones cada semana, no al cierre del ejercicio. Con la contabilidad atrasada, solo se entera al declarar de que la reserva se quedó corta.

Ejemplo: lo que aparta Casa Almendro

Daniela abrió su cafetería de almuerzos como sociedad. Para el primer año completo prevé 180 000 USD de ventas sin IVA y 72 000 USD de compras y gastos con IVA, en un país con una tasa supuesta del 20 %. Después de todos los gastos, alquiler y personal incluidos, espera una utilidad antes de impuestos de 30 000 USD.

El IVA de la remodelación, 9600 USD, ya lo descontó en los primeros meses y no entra en esta tabla. Si Daniela no apartara nada y su país cobrara anticipos equivalentes a la mitad del impuesto del año anterior, el comienzo del segundo año le traería a la vez el impuesto del primer año, 7500 USD, y un primer anticipo de 3750 USD: 11 250 USD de golpe.

Ejemplo ficticio de Firmfocus. La tasa de IVA y la reserva del 25 % son supuestos; las suyas dependen del país y de la forma jurídica. La lógica funciona igual en euros, pesos o cualquier otra moneda.

Contabilidad básica desde el primer día

Una cuenta bancaria solo para el negocio separa el dinero de la empresa del personal y le ahorra horas de ordenar movimientos. En casi todos los países, una factura debe llevar al menos su nombre y su número fiscal, los datos del cliente, la fecha, un número correlativo, la descripción y el importe. En la Unión Europea, el número de identificación a efectos del IVA y el IVA cobrado deben figurar en las facturas a clientes. En buena parte de América Latina la factura electrónica es obligatoria y la valida la autoridad tributaria, y España también ha aprobado requisitos para el software de facturación y para la factura electrónica entre empresas; pregunte desde cuándo le aplican.

Guarde después toda la documentación durante el plazo que marca la ley, que suele ser de varios años y puede ser distinto en la normativa tributaria y en la mercantil. Mantenga las copias digitales en un lugar seguro y con respaldo. La guía de contabilidad entra en más detalle.

Trabajador independiente o empresa con personal

Errores frecuentes

• Gastarse el IVA: está en su cuenta, pero pertenece a la autoridad tributaria.
• Olvidar las cotizaciones sociales: el impuesto sobre la renta refleja solo una parte de lo que debe como independiente.
• Planificar con reglas viejas: tasas, umbrales y regímenes cambian, a menudo cada año.
• No presentar una declaración en cero: presentarla tarde puede traer una multa aunque no haya nada que pagar.
• Gastos sin factura válida: un gasto sin comprobante a nombre del negocio puede no ser deducible.

El calendario de obligaciones reúne las declaraciones y los pagos del primer año, y el sueldo del emprendedor muestra cómo influyen los impuestos en lo que puede retirar. Vuelva a los ocho pasos para crear una empresa o a Crear una empresa.