Flujo de caja proyectado: vea su mes más ajustado antes de que llegue

El taller de bicicletas de Joaquín gana 37 200 USD en su primer año. En su primer mes, el saldo bancario baja de 75 000 USD a 2930 USD. Las dos cifras son correctas, y la distancia entre ellas es la razón de ser del flujo de caja proyectado (previsión de tesorería en España). Sigue el dinero mes a mes: lo que entra, lo que sale y lo que queda. Hay negocios rentables que cierran porque no pueden pagar una factura el día en que vence, y esta proyección le muestra ese día con antelación.

Esta guía usa el ejemplo del Taller Rueda Libre de las guías del plan de negocios y plan financiero. Los importes están en dólares estadounidenses; el método funciona igual en euros, pesos o cualquier otra moneda.

Por qué la utilidad no es caja

El estado de resultados proyectado registra ingresos y costos en el periodo al que corresponden. El flujo de caja registra el dinero cuando se mueve. Los dos se separan porque los clientes pagan después de comprar, el inventario se compra antes de venderse, los activos se pagan de una vez pero se deprecian durante años, el IVA (o el impuesto al consumo equivalente) pasa por su cuenta, los préstamos llegan y se devuelven, y usted hace retiros personales. El primer año de Joaquín muestra el tamaño de la diferencia.

Ejemplo ficticio de Firmfocus. Importes sin IVA, salvo la propia línea del IVA.

Cómo elaborar un flujo de caja proyectado

1. 01

   Parta del saldo inicial

   El dinero que hay en la cuenta el primer día: su aportación propia más los préstamos ya desembolsados.

2. 02

   Anote los cobros en el mes en que llegan

   Con el IVA incluido. Las ventas en caja llegan al momento; los trabajos facturados llegan cuando el cliente paga, no cuando usted envía la factura.

3. 03

   Anote los pagos en el mes en que salen

   Activos, inventario, alquiler, sueldos, pagos de IVA, cuotas de los préstamos con sus intereses, primas de seguro pagadas por adelantado y sus retiros personales.

4. 04

   Pruebe un contratiempo

   Retrase un mes un cobro grande, o baje las ventas de sus meses más flojos, y compruebe si el saldo se mantiene por encima de cero.

5. 05

   Actualícelo cada mes

   Sustituya las previsiones por cifras reales y añada un mes al final, para tener siempre un año por delante.

El IVA en su flujo de caja proyectado

Incluya el IVA en el flujo de caja aunque no figure en el estado de resultados. Lo cobra en las ventas y lo entrega después; lo paga en las compras y lo recupera después. Entretanto, el dinero está en su cuenta. Así funciona el impuesto en su diseño general: cada empresa resta el impuesto que pagó en sus compras del que cobró en sus ventas, y la carga final recae en el consumidor. Al principio el efecto suele jugar en su contra: Joaquín paga 13 500 USD de IVA por sus activos, su inventario y sus gastos de puesta en marcha, y solo lo recupera con su primera declaración trimestral. Cuándo y con qué frecuencia liquida depende del país donde opere.

En cada caso, pregunte tres cosas: cada cuánto se declara (por mes, por bimestre, por trimestre o por año), cuánto tiempo pasa entre el cierre del periodo y el pago, y cómo y en qué plazo se devuelve un saldo a su favor. Las reglas cambian, así que consulte siempre la página vigente. Si no está inscrito en el IVA, no puede recuperar el impuesto de sus compras y los importes brutos son su costo.

Plazos de pago: cuándo pagan clientes y proveedores

En España y el resto de la Unión Europea, la Directiva 2011/7/UE contra la morosidad limita los plazos de pago entre empresas y con la administración pública, y da al acreedor derecho a intereses de demora y a una compensación fija por los costos de cobro (fuente: EUR-Lex, febrero de 2011). Cada Estado miembro la incorpora a su ley nacional, y conviene conocerla si vende a empresas de la UE. En América Latina, los plazos y los intereses por pago tardío dependen de la ley de cada país y, a veces, del sector, así que compruebe qué se aplica antes de pactar condiciones.

Diga lo que diga la ley, su proyección debe usar los plazos que sus clientes cumplen de verdad. Los particulares que llevan su bicicleta a Joaquín pagan en caja. Los dos hoteles a los que da mantenimiento pagan su factura mensual 30 días después. Sus proveedores de repuestos también le dan 30 días.

Ejemplo resuelto: doce meses en el Taller Rueda Libre

Joaquín abre el 1 de marzo. La proyección supone un IVA del 20 % con declaraciones trimestrales que se liquidan el mes siguiente a cada trimestre, una temporada alta de marzo a agosto y meses más tranquilos de noviembre a febrero, inventario repuesto cada mes y pagado a 30 días, 8000 USD de inventario adicional en febrero para la nueva temporada, la prima anual del seguro pagada en marzo, 1250 USD al mes para los dos préstamos y 2500 USD al mes de retiros personales, con reserva para impuestos.

Ejemplo ficticio de Firmfocus. Importes con IVA. Los cobros de junio incluyen una devolución de IVA de 9194 USD, y los pagos de junio, los 6000 USD del crédito de proveedores sobre el inventario inicial; los pagos de IVA de 4266 USD y 3114 USD caen en septiembre y diciembre. Si su temporada alta cae en otros meses, mueva las cifras en consecuencia.

El mes más ajustado

Marzo. Joaquín paga 89 710 USD en su mes de apertura: 54 000 USD por los activos con IVA, 18 000 USD por la primera parte del inventario, el depósito de 4500 USD, los gastos de puesta en marcha, la prima completa del seguro y su primer mes de costos corrientes, cuotas de los préstamos y retiros. Las ventas aportan 17 640 USD. Cierra el mes con 2930 USD, unos cinco días de sus pagos normales. Como referencia, en un estudio del JPMorgan Chase Institute sobre 597 000 pequeñas empresas de Estados Unidos con cuenta en Chase, la empresa mediana tenía caja para 27 días de pagos, y una cuarta parte tenía menos de 13 días (fuente: JPMorgan Chase Institute, septiembre de 2016).

Además, el saldo de fin de mes favorece a marzo. Si Joaquín paga todas las facturas de apertura antes de que se llene la caja, su cuenta queda en negativo a mitad de mes.

Lo que hace Joaquín al respecto

• Aplazar un pago: el contratista del acondicionamiento acepta cobrar los últimos 6000 USD más IVA 30 días después de terminar la obra. Marzo cierra entonces con 10 130 USD y el mes más ajustado pasa a ser abril, con 9572 USD.
• Pactar una línea de crédito antes de abrir: una línea disponible, como un sobregiro o descubierto autorizado, se consigue con más facilidad mientras el banco estudia el plan completo que en medio de un mes difícil.
• Preguntar por el calendario del IVA: consulta a su administración tributaria si un negocio que espera devoluciones puede declarar antes o cada mes.
• Mirar más allá del mes doce: a finales de febrero quedan pendientes 15 984 USD de facturas de proveedores y 814 USD de IVA que vencen en marzo del segundo año, así que amplía la proyección a dieciocho meses.

Arranque pequeño o arranque mayor

Errores y señales de alarma

• Ventas en lugar de cobros: anotar las ventas en el mes en que factura y no en el mes en que cobra.
• El IVA como dinero propio: gastar el IVA cobrado y no tener nada cuando vence la declaración.
• Ningún contratiempo probado: una proyección que solo funciona si todos los clientes pagan a tiempo y todos los meses cumplen el objetivo.
• Mirar solo el saldo de fin de mes: los pagos grandes a principios de mes y los cobros posteriores pueden dejarle en negativo entre medias.
• Señales de alarma en la práctica: pagar a los proveedores cada mes un poco más tarde, tocar la reserva para impuestos, una línea de crédito que nunca vuelve a cero o un inventario que crece más deprisa que las ventas.

Las cuotas de esta proyección salen del plan de financiamiento, y los pagos de apertura, de los costos de inicio. Para la inscripción en el IVA y la contabilidad, vea impuestos y contabilidad. La página sobre el plan de negocios y plan financiero y la sección para emprendedores dan la visión de conjunto.