Costos de inicio: un presupuesto de inversión inicial que el banco pueda comprobar

Pregunte a alguien que va a emprender cuánto le costará arrancar y casi siempre recibirá una lista de compras. El banco pregunta otra cosa: cuánto dinero debe estar disponible antes de que el negocio se sostenga solo, y cuánto de eso seguirá valiendo algo dentro de cinco años. Sus costos de inicio, ordenados en un presupuesto de inversión inicial, responden a ambas preguntas. Son la primera tabla de su plan financiero y alimentan el plan de financiamiento, la depreciación del estado de resultados proyectado y los primeros meses del flujo de caja proyectado.

El ejemplo está en dólares estadounidenses; el método es el mismo en euros, pesos o cualquier otra moneda.

¿Qué pregunta responden los costos de inicio?

El presupuesto de inversión da el importe total que necesita antes de que los ingresos cubran los costos corrientes. Es más que el equipo: incluye inventario, depósitos, gastos de puesta en marcha y un colchón de liquidez. Mantenga separados esos grupos, porque cada uno se financia, tributa y recupera de forma distinta.

Qué incluye la inversión inicial

A esto se suma el colchón de liquidez, también llamado capital de trabajo (fondo de maniobra en España): el dinero que le sostiene mientras el inventario espera comprador y las facturas esperan su cobro. No se gasta en nada concreto, y justo por eso muchos emprendedores lo dejan fuera.

Cómo funciona la depreciación: método lineal y vida útil

La mayoría de los planes de negocios usan la depreciación lineal: el mismo importe cada año durante la vida útil del activo. Las normas contables, como las NIIF y su versión para pymes, la describen como el reparto sistemático del importe depreciable a lo largo de esa vida útil. La vida útil es su estimación honesta de cuánto tiempo usará el activo, no el máximo que podría llegar a durar. El valor residual es lo que espera obtener al venderlo al final.

Las reglas fiscales pueden permitirle deducir los activos más deprisa que su plan. Mantenga ambas cosas separadas. En el estado de resultados proyectado use una vida útil económica realista, para que la utilidad refleje lo que gana de verdad el negocio. Una deducción fiscal acelerada reduce el impuesto de los primeros años, y ese efecto sobre la caja lo puede calcular su contador.

Activos pequeños y deducción acelerada: dónde consultar las reglas

Muchos sistemas fiscales permiten deducir de inmediato las compras pequeñas o ciertas inversiones en lugar de depreciarlas, y casi todos publican tablas con los porcentajes o plazos de depreciación admitidos por tipo de bien. Esos umbrales y porcentajes cambian a menudo y difieren mucho entre países, así que consulte siempre la fuente oficial de su mercado.

• Base del umbral: ¿el límite se aplica por artículo, por factura o por año, y con o sin IVA?
• Exclusiones: ¿los vehículos, los inmuebles o los bienes de segunda mano reciben un trato distinto?
• Condiciones: ¿hay un límite de facturación, una opción que ejercer o un formulario que presentar?
• Momento: ¿el bien debe estar en uso antes del cierre del ejercicio fiscal?

De la lista de deseos a importes con respaldo

1. 01

   Anote todo lo necesario para la apertura y los tres primeros meses

   Recorra mentalmente un día normal de trabajo y apunte lo que necesita para él.

2. 02

   Separe lo imprescindible de lo que puede esperar

   ¿Qué necesita el día de la apertura y qué puede esperar hasta que los ingresos lo paguen? Al principio, el equipo de segunda mano o en arrendamiento suele cumplir.

3. 03

   Cambie las estimaciones por cotizaciones

   Pida cotizaciones (presupuestos en España) por escrito para las partidas grandes y guárdelas para el anexo. El banco confía más en una cotización que en una cifra redonda.

4. 04

   Muestre el IVA por separado

   Presupueste los importes sin IVA, pero añada una línea con el IVA que paga por adelantado. Lo recupera más tarde, pero mientras tanto su cuenta bancaria tiene que soportarlo.

5. 05

   Añada un margen para imprevistos y un colchón de liquidez

   Las obras se alargan y se encarecen. Dimensione el colchón con su flujo de caja proyectado: debe cubrir con holgura el punto más bajo del primer año.

Ejemplo resuelto: costos de inicio del Taller Rueda Libre

Joaquín abre un taller de reparación que también vende bicicletas. Alquila un local por 1500 USD al mes y necesita un vehículo de reparto para recoger y entregar bicicletas. Este es su presupuesto de inversión:

Ejemplo ficticio de Firmfocus. Importes sin IVA. Vehículo: (15 000 USD - 3000 USD) / 5 = 2400 USD.

Los activos fijos suman 45 000 USD y generan 8800 USD al año de depreciación, que aparece en su estado de resultados proyectado. El inventario de 20 000 USD no es un costo hasta que vende las bicicletas y los repuestos. El depósito de 4500 USD vuelve cuando termina el contrato. Los 2500 USD de gastos de puesta en marcha reducen la utilidad del primer año.

Luego está el IVA. Para el ejemplo, Joaquín supone un IVA del 20 %; la tasa real depende de su país y del tipo de bien. Sobre 45 000 USD de activos, 20 000 USD de inventario y 2500 USD de gastos de puesta en marcha paga 13 500 USD de IVA por adelantado, más que su colchón de 8000 USD. Lo recupera con su primera declaración trimestral, en parte compensándolo con el IVA de sus ventas y en parte como devolución en junio. Hasta entonces lo soporta la cuenta bancaria, y su flujo de caja proyectado muestra que marzo, el mes de apertura, cierra con apenas 2930 USD en el banco.

Arranque pequeño o arranque mayor

Errores frecuentes en el presupuesto de inversión

• Olvidar el capital de trabajo: el presupuesto cubre todo lo que compra y nada para vivir mientras llegan los clientes.
• IVA sin prefinanciar: los importes son sin IVA, pero las facturas se pagan con el impuesto incluido.
• Un acondicionamiento optimista: una sola cotización, ningún margen para imprevistos y nada previsto para lo que el constructor encuentre detrás de las paredes.
• Gastos tratados como activos: poner la campaña de apertura entre los activos hace que la utilidad del primer año parezca mejor de lo que es.
• El depósito como costo: es dinero que recupera, así que va en el presupuesto de inversión pero no en el estado de resultados.

Con el total claro, el paso siguiente es asignarle fuentes de dinero en el plan de financiamiento. Para la inscripción fiscal y la contabilidad, consulte impuestos y contabilidad; la página sobre el plan de negocios y plan financiero y la sección para emprendedores muestran dónde encaja este paso.