Tarifa del trabajador independiente: cómo calcular una tarifa por hora de la que pueda vivir

Conseguir el primer cliente rara vez es lo más difícil de trabajar por cuenta propia. Lo difícil es fijar una tarifa de la que pueda vivir durante años. Muchos trabajadores independientes (autónomos en España), o freelance, como se dice a menudo, dividen su antiguo sueldo entre las horas que trabajaban y le suman un poco. Con eso olvidan todo lo que antes pagaba el empleador: vacaciones, días de enfermedad, jubilación, equipo, seguros y las horas de ventas y administración que ningún cliente paga.

A continuación encontrará un método que sirve en cualquier país, un ejemplo en dólares estadounidenses (USD) que funciona igual en euros o pesos, y los criterios con los que se distingue a un independiente de verdad de un empleado encubierto.

Por qué una tarifa por hora no es un salario por hora

El salario por hora de un empleado es ingreso limpio. Su tarifa como independiente tiene que sostener un negocio entero: impuestos y cotizaciones sociales, costos del negocio, reservas para enfermedad y jubilación, y las horas sin cobrar que dedica a buscar y atender clientes. Solo lo que sobra equivale a un sueldo. Por eso un independiente que cobra el doble del salario por hora de un empleado comparable a menudo no gana más que él.

En América Latina este punto pesa todavía más, porque la protección social del independiente depende casi siempre de lo que él mismo pague. Con datos de 2015 de 17 países de la región, solo un 17,6 % de los trabajadores por cuenta propia y empleadores cotizaba activamente a la seguridad social (fuente: OIT, 2020). Quien no cotiza ni ahorra por su cuenta corre el riesgo de quedarse sin ingresos cuando enferma y sin pensión contributiva cuando se retira.

Cómo calcular su tarifa por hora en cinco pasos

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   Defina el ingreso que necesita

   Parta de su presupuesto personal: vivienda, gastos del hogar, seguros personales y ahorro. Ese es el monto neto que el negocio debe pagarle cada año. Después calcule hacia atrás la ganancia antes de impuestos que, una vez descontados el impuesto sobre la renta y las cotizaciones sociales de su país, le deja ese monto.

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   Sume reservas para jubilación, enfermedad y vacaciones

   Ya nadie le paga la pensión ni el subsidio por enfermedad. Añada a su objetivo el ahorro para la jubilación y la prima de un seguro de incapacidad o de protección de ingresos. Las vacaciones entran en el cuarto paso: simplemente factura menos semanas.

3. 03

   Sume los costos del negocio

   Equipo informático, software, seguro de responsabilidad civil profesional, un escritorio o espacio de trabajo, teléfono e internet, formación, contador, desplazamientos y marketing. Compare su total con el de su sector en el benchmark de ganancias y costos.

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   Estime horas facturables realistas

   Tome las semanas del año y reste vacaciones, días festivos y un margen para enfermedad. Luego estime cuántas horas por semana puede facturar de verdad una vez hechas las ventas, la administración, los traslados y la formación. Para la mayoría de los independientes son bastantes menos que una jornada completa.

5. 05

   Divida y contraste con el mercado

   Divida la ganancia objetivo más los costos entre las horas facturables. Esa es su tarifa mínima, sin IVA (o el impuesto al consumo equivalente). Compárela con lo que pagan los clientes por trabajos similares. Si el mercado queda muy por debajo de su mínimo, cambie la oferta, el nicho o la estructura de costos; bajar la cifra sin más no resuelve el problema.

Ejemplo: una diseñadora UX independiente

Valeria deja el equipo de diseño de una empresa de software en Ciudad de México para trabajar como diseñadora UX independiente, sobre todo para clientes que pagan en dólares. Necesita 3000 USD netos al mes para su hogar. Quiere ahorrar para su jubilación y asegurar sus ingresos frente a una enfermedad larga. Para el ejemplo suponemos que el impuesto sobre la renta y las cotizaciones se llevan el 28 % de su ganancia; su porcentaje real será otro.

Ejemplo ficticio de Firmfocus. El porcentaje de impuestos es un supuesto para ilustrar el método, no un cálculo fiscal. En muchos países las aportaciones a la jubilación reducen la ganancia gravable, lo que bajaría la ganancia necesaria.

Las horas facturables mueven el resultado más que cualquier otra variable. Si Valeria solo consigue 20 horas facturables por semana, su mínimo sube a 82 USD por hora (72 000 USD / 880). Si los diseñadores comparables de su mercado cobran entre 60 y 80 USD, con 26 horas tiene margen y con 20 no. Su prioridad, entonces, es proteger su tiempo facturable, por ejemplo con proyectos a precio cerrado que reducen las reuniones que nadie paga.

Independiente o empleado: los indicios que revisan las autoridades

Un independiente que trabaja durante mucho tiempo para un solo cliente, bajo sus órdenes y con una tarifa parecida a un salario, puede parecer un empleado a ojos de la autoridad tributaria o laboral. Si la relación se recalifica, el cliente puede deber cotizaciones e impuestos sobre la nómina, y usted puede perder el tratamiento fiscal de un negocio. Cada país aplica su propia prueba, y muchas siguen la lógica de la Recomendación 198 de la OIT: la existencia de una relación de trabajo se determina sobre todo por los hechos, no por el nombre que las partes dan al contrato, lo que en derecho laboral se conoce como principio de primacía de la realidad (fuente: OIT, junio de 2006).

Entre los indicios que menciona esa recomendación están trabajar según las instrucciones y bajo el control de otra persona, estar integrado en la organización del cliente y trabajar única o principalmente para él, con horario o lugar fijados por quien encarga el trabajo. También cuentan usar herramientas y materiales que pone el cliente y recibir un pago periódico que es la única o la principal fuente de ingresos, sin asumir riesgo financiero propio. En la Unión Europea, y por tanto en España, una directiva sobre el trabajo en plataformas digitales presume además que hay relación laboral cuando los hechos indican dirección y control, y obliga a la plataforma a demostrar lo contrario (fuente: EUR-Lex, octubre de 2024).

Dónde consultar las reglas en su país

Sea cual sea su país, estos hábitos refuerzan su posición como negocio independiente:

• Varios clientes: trabaje para más de uno, o demuestre que busca otros de forma activa.
• Su propio método: decida cómo se hace el trabajo, use sus propias herramientas y asuma el riesgo de sus errores.
• Una tarifa de negocio: cobre una tarifa que sostenga un negocio, no un salario disfrazado.
• Su propia documentación: use sus condiciones, presupuestos y facturas, y pacte resultados en lugar de horas cuando pueda.
• Visible como negocio: cuentan un sitio web, el alta como contribuyente con actividad propia y un seguro profesional.

Proteger sus ingresos: seguros y jubilación

Un empleado que cae enfermo conserva parte de su ingreso; un independiente, por lo general, no. Incluya el seguro de incapacidad o de protección de ingresos en su tarifa antes de reunirse con su primer cliente, porque una prima que no está en la tarifa es lo primero que se recorta. Una reserva de efectivo cubre una enfermedad corta, pero rara vez una incapacidad larga. Los seguros para empresas explican la responsabilidad civil profesional y otras coberturas.

Tampoco nadie le organiza la jubilación. Decida un monto mensual, automatícelo y compruebe si su país da ventajas fiscales a los independientes por sus aportaciones; la guía de jubilación para independientes le ayuda a elegir. Cómo sacar el dinero del negocio lo explica sueldo del emprendedor.

Trabajador independiente o empresa con personal

Errores frecuentes

• Copiar su antiguo sueldo: dividir el sueldo anterior entre las horas de antes olvida impuestos, costos, vacaciones y tiempo sin facturar.
• Contar una semana laboral completa: planificar cuarenta horas facturables no deja tiempo para ventas ni administración, y en la práctica la tarifa se hunde.
• Gastarse el IVA: el IVA o el impuesto equivalente que añade a su factura pertenece a la administración tributaria.
• No subir nunca la tarifa: los costos suben cada año; revise su tarifa una vez al año y déjelo escrito en sus condiciones.

La sección dinero, precios e ingresos conecta su tarifa con su capital inicial, sus precios y su sueldo, y Emprender reúne los demás pasos. Si cobra por proyecto en lugar de por hora, lea fijar precios, y para apartar dinero para impuestos consulte impuestos y contabilidad. El Firmfocus Advisor puede revisar sus supuestos.