Cómo registrar una empresa: cuándo es obligatorio, qué preparar y qué viene después

Registrar una empresa lleva una tarde en algunos países y varias semanas en otros, pero el efecto se parece en todas partes. Sus datos pasan a ser públicos, la autoridad tributaria sabe que usted existe y comienzan a correr obligaciones, como declaraciones que hay que presentar aunque en ese periodo no haya vendido nada. Por eso conviene inscribirse cuando el plan esté listo y después de tomar algunas decisiones que luego cuesta deshacer.

¿Es obligatorio registrar una empresa?

Detrás de "registrarse" hay dos preguntas distintas. La primera es la persona jurídica: una sociedad, sea una sociedad limitada, una S.A.S. o una SpA, solo existe cuando queda inscrita en el registro que le corresponde.

La segunda es la persona física que emprende por su cuenta, y ahí los países difieren. En España, el trabajador autónomo se da de alta en Hacienda y en la Seguridad Social sin necesidad de pasar por el Registro Mercantil. En América Latina, el trabajador independiente suele inscribirse ante la autoridad tributaria (RFC en México, RUT en Colombia, RUC en Perú, inicio de actividades en Chile, CUIT en Argentina), y en algunos países, como Colombia, quien ejerce el comercio como persona natural también se matricula en la cámara de comercio.

Que la autoridad tributaria le considere empresa es otra cuestión, que se explica en impuestos y contabilidad.

Qué preparar antes de registrar su empresa

Dónde se registra una empresa en cada mercado

Tabla orientativa de organismos, sin tasas ni plazos, que cambian con frecuencia. Confirme el procedimiento en el portal oficial de su país.

Compruebe en su país

• Quién se inscribe: ¿el trabajador independiente va a un registro de empresas, solo a la autoridad tributaria o a ambos?
• Orden y plazos: reserva del nombre, notario, cuenta bancaria, número fiscal, y cuánto tiempo tiene desde que inicia la actividad.
• Datos públicos: qué información queda visible y si puede proteger su domicilio particular.
• Altas posteriores: ¿la seguridad social, la nómina y el impuesto al consumo se activan solos o hay que pedirlos uno por uno?

Cómo funciona el registro paso a paso

1. 01

   Complete el formulario en línea

   Nombre, dirección, actividad, socios y administradores. Muchos portales piden firma electrónica o una identificación digital, así que tramítela con tiempo.

2. 02

   Acredite su identidad

   En línea o en persona. En las sociedades, el notario, el corredor público o el propio registro verifica la identidad de cada socio y administrador.

3. 03

   Pague las tasas y obtenga su número

   Ese número irá en facturas, contratos y en su web. Desconfíe de las webs de pago que imitan a las oficiales: muchos registros y números fiscales se obtienen gratis en el portal público.

4. 04

   Reciba o solicite sus números fiscales

   Algunos llegan solos y otros hay que pedirlos. Anote en el calendario cada plazo que comienza a correr el día de la inscripción.

Después de registrar la empresa

Alta en el IVA

Tener número fiscal no siempre significa estar dado de alta en el IVA (o el impuesto al consumo equivalente, como el IGV en Perú). Según el país, basta con marcar la obligación en el mismo trámite o hay que pedir el alta aparte. En la Unión Europea, cualquier cliente puede comprobar en el sistema VIES si una empresa está registrada a efectos del IVA para operar con otros países de la Unión. Si usted debe darse de alta, y cuándo, depende del país, de la actividad y a veces de la facturación; vea impuestos y contabilidad.

Beneficiario final

La mayoría de los países quieren saber quién es, en última instancia, dueño de una sociedad o quién la controla: el beneficiario final (titular real en España). En la Unión Europea, cada Estado miembro lleva un registro central de titulares reales, y varios países latinoamericanos piden esa información a través del registro o de la autoridad tributaria. Pregunte al inscribirse qué declaración le corresponde y en qué plazo.

Cuenta bancaria, contabilidad y buzón electrónico

Abra una cuenta solo para el negocio, de modo que el dinero de la empresa y el personal estén separados desde el primer día, y elija enseguida cómo llevará la contabilidad. En muchos países las notificaciones de la autoridad tributaria llegan a un buzón electrónico (la Dirección Electrónica Habilitada en España, el buzón tributario del SAT en México), así que configure el acceso y active los avisos.

Ejemplo: Casa Almendro se inscribe

Daniela, cuya cafetería de almuerzos seguimos en el paso del nombre, constituye una sociedad de responsabilidad limitada en la semana 3, el día después de firmar el alquiler. Este es su orden:

Darse de alta en el IVA antes de abrir tiene un motivo concreto. La remodelación cuesta 48 000 USD más 9600 USD de IVA, con una tasa supuesta del 20 %. Daniela solo podrá descontar esos 9600 USD del IVA de sus ventas, o pedir su devolución donde la ley lo permita, si las facturas están a nombre de la empresa ya registrada.

Ejemplo ficticio de Firmfocus. La tasa de IVA es un supuesto, y el orden y los plazos cambian según el país: en algunos, la cuenta bancaria se abre antes de la inscripción. La lógica funciona igual en euros, pesos o cualquier otra moneda.

Trabajador independiente o empresa con personal

Errores que conviene evitar

• Inscribirse demasiado pronto: obligaciones como las declaraciones sin movimiento llegan antes que los ingresos.
• Pagar a una web que imita a la oficial: use el portal público; muchos registros y números fiscales son gratuitos.
• Describir la actividad de forma vaga: puede situarle en un sector equivocado ante los bancos y en las licencias.
• Mezclar dinero personal y de la empresa: complica la contabilidad, las declaraciones y cualquier solicitud de crédito posterior.

En los ocho pasos para crear una empresa, lo siguiente es impuestos y contabilidad. El calendario de obligaciones le ayuda a cumplir los plazos que pone en marcha la inscripción, y en Crear una empresa encontrará el resto de los temas.