ICT en data: grip op systemen, cijfers en risico's
IT-kosten, Power BI, software, cloud, beveiliging, AVG en AI, uitgelegd voor ondernemers, adviseurs en controllers.
In dit onderwerp: Kennisbank 7
In elke organisatie stuurt het management op informatie die ergens vandaan komt: uit het boekhoudpakket, het ERP-systeem, de planning of een spreadsheet die iemand ooit heeft gebouwd. Of die informatie op tijd, juist en veilig bij de juiste mensen terechtkomt, is geen technische kwestie maar een besturingsvraag. Daar gaat informatiemanagement over.
Deze categorie is geschreven voor directeuren en ondernemers, voor accountants en adviseurs die klanten begeleiden, en voor controllers, finance business partners en managers in grotere organisaties. Elk artikel legt vakbegrippen uit bij het eerste gebruik en gaat daarna de diepte in. In elk artikel staat ook een praktische uitwerking voor leden, direct in de pagina: voorbeelden om over te nemen, scans, checklists en draaiboeken.
Informatiemanagement zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen is, zodat zij beter beslissen, efficiënter werken en de doelen van de organisatie halen. Het gaat om de inrichting en sturing van informatiestromen en van de systemen die ze dragen: wie eigenaar is van gegevens en applicaties, wat het mag kosten, welke risico's aanvaardbaar zijn en hoe ICT, finance, operatie en management daarin samenwerken. De zeven onderdelen hieronder werken dat uit, van IT-strategie en data tot beveiliging, regelgeving en AI.
Begin bij uw vraag
| Uw situatie | Lees eerst |
|---|---|
| Niemand weet precies wat de IT kost, en de licenties stapelen zich op | IT-kosten in kaart |
| De maandrapportage is elke keer weer kopiëren en plakken | Excel of Power BI |
| Het boekhoudpakket past niet meer bij hoe het bedrijf werkt | Boekhoudpakket kiezen of ERP kiezen |
| De server is aan vervanging toe | Cloud of eigen server |
| Een klant stuurt een vragenlijst over informatiebeveiliging | Cyberbeveiligingswet |
| De bestanden openen niet meer en er staat een losgeldbericht op het scherm | De eerste 48 uur na een hack |
| Medewerkers gebruiken AI-chatbots voor hun werk, zonder afspraken | AI-beleid en AI-geletterdheid |
IT-strategie en organisatie
Wat de IT werkelijk kost, wie het beheer doet en hoe u de regie houdt als u het uitbesteedt.
IT-kosten in kaart: TCO en licenties
Zie wat IT echt kost, per systeem en over de hele gebruiksduur, en waar het geld ongemerkt weglekt.
IT uitbesteden en een IT-partner kiezen
Besteed het beheer uit en houd de regie zelf: selectie, de SLA in gewone woorden, eigendom van accounts en een exitplan.
Data en rapportage
Betrouwbare cijfers beginnen bij afspraken over definities, niet bij software. Daarna komt de vraag hoe u rapporteert: in Excel, in Power BI, zelf gebouwd of met hulp van een specialist.
Business intelligence: van cijfers naar sturing
Wat BI is, de bouwstenen, de groeistappen van losse lijsten naar selfservice, en waarom één versie van de waarheid het halve werk is.
Excel of Power BI: wanneer de overstap loont
Excel blijft voor rekenen en plannen. Zes signalen dat de terugkerende rapportage beter in Power BI past.
Power BI goed opzetten en beheren
Eén betrouwbaar datamodel, beveiliging per gebruiker en vaste afspraken, met een apart deel over financiële rapportage.
Een Power BI-dashboard laten bouwen
Wat u een specialist vraagt en afspreekt, zodat model, bestanden en beheer in uw eigen handen blijven.
Wat er in een goed rapport hoort, leest u bij managementrapportage en KPI's en een strategisch dashboard.
Software en digitalisering
Het juiste pakket kiezen, het goed invoeren en voorbereid zijn op e-facturatie.
Boekhoudpakket kiezen
Welke functies tijd besparen, wat bij uw type bedrijf past en hoe u zonder gaten overstapt. Met een vergelijker.
ERP kiezen en implementeren
Van processen en uitvraag tot livegang en exit: zo houdt u een ERP-traject op koers.
E-facturatie en de verplichting
Wat een e-factuur is, wat al vastligt en wat nog een plan is, en hoe u verkoop en inkoop voorbereidt.
Infrastructuur en beheer
Waar uw systemen draaien en hoe u ervoor zorgt dat het bedrijf doorwerkt als er iets uitvalt.
Cloud of eigen server
Kosten, beveiliging, de plek van uw gegevens en de exit naast elkaar, en daarna een overstap in stappen.
Back-up en uitwijk
Een back-up telt pas als u er aantoonbaar mee kunt herstellen. Zo richt u back-up, hersteltest en uitwijkplan in.
Informatiebeveiliging
De maatregelen die het meeste risico wegnemen, en wat u doet als het toch misgaat.
Informatiebeveiliging: de basismaatregelen
Acht maatregelen op volgorde van effect, en wie ervoor zorgt dat ze overeind blijven.
Gehackt of ransomware: de eerste 48 uur
Wat u in de eerste uren doet, wie u belt en wanneer u meldt. Dat bepaalt hoe snel en hoe schoon u herstelt.
Privacy en regelgeving
De regels rond gegevens en beveiliging, vertaald naar wat u moet regelen en wat u kunt verwachten van klanten en leveranciers.
Cyberbeveiligingswet (NIS2)
Wie onder de wet valt, wat die organisaties moeten, en wat het betekent als u levert aan een bedrijf dat eronder valt.
AVG: verwerkingsregister en verwerkersovereenkomst
Wie personeel heeft, heeft een verwerkingsregister nodig. Zo regelt u dat, de verwerkersovereenkomsten en het melden van datalekken.
Wat de Europese AI-verordening van bedrijven vraagt, staat bij AI-beleid en AI-geletterdheid. Verplichte e-facturatie behandelen we bij software en digitalisering.
AI
Waar AI in het bedrijf echt iets oplevert, welke afspraken u met medewerkers maakt, en hoe u van losse proeven naar resultaat komt.
AI-toepassingen per afdeling
Per afdeling waar AI tijd wint, waar het misgaat en hoe u een proef meetbaar maakt.
AI-beleid en AI-geletterdheid
Heldere afspraken over het gebruik van AI, en de kennis die de AI-verordening van medewerkers vraagt.
AI-strategie: van losse proeven naar resultaat
Hoe directie en management AI verbinden aan de strategie, met keuzes over prioriteiten, mensen en meetbare doelen.
AI en online verkopen
Wat AI verandert aan vindbaarheid en online verkoop, en hoe u daarop inspeelt.
De praktische uitwerking bij elk artikel
De artikelen leggen uit wat er speelt en hoe u het aanpakt. Leden krijgen in elk artikel het gereedschap om er direct mee aan de slag te gaan. Het staat in de pagina zelf, zodat u het kunt overnemen in uw eigen documenten. Onder meer:
- een IT-kostenscan en een TCO-rekenvoorbeeld;
- selectievragen voor een IT-partner, met een SLA-checklist en een exitplan;
- een KPI-definitiekaart en een datakwaliteitsscan;
- een inrichtingschecklist voor Power BI, een werkblad voor beveiliging per gebruiker en beheerafspraken;
- een selectiematrix voor uw boekhoudpakket en een uitvraag met demoscorekaart voor een ERP-systeem;
- een quickscan informatiebeveiliging met een plan voor de eerste negentig dagen;
- een incidentdraaiboek met voorbeeldteksten voor medewerkers en klanten;
- een voorbeeld van een verwerkingsregister en een AI-beleid om over te nemen.