IT-kosten in kaart: TCO, licenties en waar het geld weglekt
Zie wat IT echt kost, per systeem en over de hele gebruiksduur.
In dit onderwerp: ICT en data 19
Vraag een directeur wat IT het bedrijf kost, en u hoort meestal het maandbedrag van de IT-partner plus de laptops van dit jaar. De echte rekening ligt verspreid door de administratie. Een abonnement op de creditcard van de marketingmanager. Een jaarfactuur die ongemerkt is verlengd. Licenties voor mensen die al lang weg zijn. In een grote organisatie gaat het net zo, alleen ziet de controller het daar pas als het budget op is.
IT-kosten zijn meer dan de facturen van uw IT-partner: interne uren, opleiding, overstapkosten en vergeten abonnementen tellen mee. Vergelijk systemen op hun totale kosten over de hele gebruiksduur, en geef elk systeem een eigenaar die gebruik, contract en verlenging bewaakt.
Wat er onder IT-kosten valt
Een deel staat herkenbaar in het grootboek, een ander deel zit verstopt in personeelskosten, projectbudgetten en declaraties. SaaS staat voor software as a service: software die u via internet gebruikt en per gebruiker per maand of jaar huurt.
| Kostensoort | Wat eronder valt | Waar u het vindt |
|---|---|---|
| Abonnementen en SaaS | Kantoorsoftware, e-mail, boekhouding, CRM (het klantsysteem), opslag | Crediteuren, creditcard, declaraties |
| Licenties | Eenmalig gekochte software, plus jaarlijks onderhoud en updates | Activaregister, onderhoudsfacturen |
| Hardware en afschrijving | Laptops, telefoons, servers, netwerk, printers | Activaregister |
| Beheer door een partner | Het vaste maandbedrag, plus uren en projecten buiten het contract | Facturen met urenspecificatie |
| Interne uren | Collega's die accounts aanmaken, vragen beantwoorden, leveranciers bellen | Nergens, tenzij u ernaar vraagt |
| Opleiding | Cursussen, en de productiviteit die tijdelijk daalt na een nieuw systeem | Meestal niet zichtbaar |
| Migratie en overstap | Gegevens overzetten, koppelingen opnieuw bouwen, een tijd dubbel betalen | Projectbudgetten |
De onderste drie regels heten in de boekhouding geen IT en ontbreken daardoor in veel overzichten. Bij een installatiebedrijf met twintig man is het de officemanager die accounts aanmaakt en de leverancier belt als de planningssoftware hapert. Bij een groot bedrijf is het de key-user (de collega die het systeem het best kent) die een dag per week vragen beantwoordt. Die tijd telt mee.
TCO berekenen: wat een systeem werkelijk kost
TCO staat voor total cost of ownership: alle kosten van een systeem over de periode dat u het gebruikt, van de eerste offerte tot het moment dat de laatste gegevens veilig zijn gewist.
Neem een groothandel die de oude server in de meterkast moet vervangen. De ene optie is een nieuwe server, de andere een cloudpakket met een abonnement per gebruiker. Op de offertes lijkt het een keuze tussen een grote investering en een maandbedrag, maar een TCO-berekening laat meer zien. Bij de eigen server komen beheer, back-up, stroom, softwareonderhoud en interne uren erbij. Bij de cloud betaalt u voor inrichting, migratie (het overzetten van de gegevens), opleiding en een periode waarin oud en nieuw allebei lopen.
- 01
Kies een vaste periode
Reken alle opties over dezelfde periode, bij voorkeur de verwachte gebruiksduur.
- 02
Zet alle kosten per jaar op een rij
Gebruik de kostensoorten uit de tabel. Waardeer interne uren tegen een intern uurtarief, dan zijn ze vergelijkbaar met facturen.
- 03
Tel instap en uitstap mee
Migratie, opleiding, dubbel draaien en afvoer horen erbij. Bij clouddiensten helpt de Europese Dataverordening (Data Act): die geldt sinds 12 september 2025 en schrapt vanaf 12 januari 2027 de overstapkosten, ook die voor het wegzetten van uw gegevens (bron: Europese Commissie, december 2025). Het werk van de overstap zelf blijft voor uw rekening.
- 04
Vergelijk het totaal en het kasritme
Kijk ook wanneer het geld de deur uitgaat, en weeg wat niet in euro's staat: het risico op uitval en hoe makkelijk u kunt groeien of stoppen.
Welke van de twee voor uw situatie beter past, leest u in cloud of eigen server.
Van investeren naar abonnementen
Een groot deel van de software en infrastructuur wordt tegenwoordig gehuurd in plaats van gekocht. In 2025 gebruikte 69% van de bedrijven met tien of meer werkzame personen clouddiensten (bron: CBS, december 2025).
Een server of gekochte licentie is een investering die u op de balans zet en in een aantal jaren afschrijft. Een abonnement komt direct als kosten in de exploitatie. Voor de liquiditeit is dat prettig. Toch worden de kosten vaster dan ze lijken: een abonnement per gebruiker groeit mee met elke nieuwe medewerker, en een jaarcontract kunt u halverwege vaak niet afschalen. Zo ontstaat een IT-budget dat elk jaar iets hoger uitvalt, zonder dat er één grote beslissing aan voorafging.
Voor controllers is er nog een effect. Afschrijvingen tellen niet mee in de EBITDA (het resultaat vóór rente, belastingen en afschrijvingen), abonnementskosten wel. Wie van eigen servers naar de cloud gaat, ziet de EBITDA dalen, ook als de totale kosten gelijk blijven. Denk daaraan bij bonusafspraken en bankconvenanten. Onder IFRS geldt een SaaS-contract zonder zeggenschap over de software als dienst, en ook de inrichtingskosten worden dan vaak als kosten genomen, direct of verspreid over de looptijd (bron: KPMG, november 2026). Rapporteert u volgens de Nederlandse richtlijnen, leg de verwerking dan vooraf voor aan uw accountant. Zie ook begroting maken.
Waar het geld weglekt
De lekken lijken bij veel bedrijven op elkaar. Per stuk zijn ze klein, en juist daarom valt niemand erover.
Ongebruikte licenties
Iemand vertrekt, het account gaat dicht, de licentie loopt door. Microsoft-licenties via een partner kunt u op elk moment uitbreiden, maar alleen binnen zeven dagen na het toevoegen weer verlagen, daarna pas bij de verlenging (bron: Microsoft, augustus 2026).
Dubbele tools
Drie programma's voor planning, twee voor het delen van bestanden. Apart zijn ze goedkoop, samen niet, en uw gegevens raken verspreid.
Stilzwijgende verlengingen
Tussen bedrijven gelden in de meeste gevallen de algemene regels uit het Burgerlijk Wetboek, en daarin mag een contract stilzwijgende verlenging bevatten, op een uitzondering voor telefonie en internet bij kleinere bedrijven na (bron: Ondernemersplein, november 2026).
Schaduw-IT
Software of apparatuur die medewerkers gebruiken zonder dat de organisatie het weet, zoals een gratis tool die ongemerkt betaald werd. Niemand weet dan waar die gegevens staan en wie erbij kan.
Verouderde hardware
Microsoft stopte op 14 oktober 2025 met de ondersteuning van Windows 10; organisaties kunnen hooguit drie jaar betaalde beveiligingsupdates kopen, en de prijs verdubbelt elk jaar (bron: Microsoft, november 2025). Uitstellen van vervanging kost dus ook geld.
Onduidelijke contracten
Een "all-in" contract dat toch extra uren factureert, of een prijsindexatie in de kleine lettertjes. Hoe u dat met uw IT-partner vastlegt, leest u in een IT-partner kiezen en aansturen.
Een overzicht maken, met een eigenaar per systeem
Begin bij het geld, niet bij de techniek. De IT-partner weet welke systemen draaien, de administratie weet wat ervoor wordt betaald, en die twee lijsten zijn zelden gelijk.
- 01
Haal een jaar aan uitgaven op
Filter grootboek, creditcardafschriften en declaraties op software, telecom, hardware en IT-diensten.
- 02
Vul aan met het gebruik
Vraag per systeem op hoeveel licenties u heeft en wie de laatste maanden echt heeft ingelogd. Uw IT-partner of de beheerportals van leveranciers kunnen dat leveren.
- 03
Wijs per systeem een eigenaar aan
De eigenaar komt uit het deel van de organisatie dat het systeem gebruikt, en beslist over gebruikers, functies en verlenging. De IT-partner of IT-afdeling is beheerder: die zorgt dat het werkt.
- 04
Plan de opzegdata en herhaal
Zet einddatum en opzegtermijn in de agenda, loop de lijst elk kwartaal door met de eigenaren, en trek licenties in zodra iemand uit dienst gaat.
IT-kosten toerekenen: showback en chargeback
Staan alle IT-kosten op één centrale kostenplaats, dan voelt niemand zich verantwoordelijk. Een afdeling met tien licenties te veel merkt er niets van. Toerekenen kan op twee manieren.
| Showback | Chargeback | |
|---|---|---|
| Wat het is | U laat elke afdeling of business unit zien welk deel van de IT-kosten bij haar hoort | U belast dat deel echt door aan het budget van de afdeling, via een interne verrekening |
| Past bij | Bewustwording, en als eerste stap | Business units die op hun eigen resultaat sturen |
| Valkuil | Een overzicht zonder gevolgen, dat niemand leest | Gedoe over de verdeelsleutel, of afdelingen die zelf goedkoper gaan inkopen |
De verdeelsleutel bepaalt of het werkt. Licenties per gebruiker en pakketten van één afdeling rekent u toe op werkelijk gebruik. Gedeelde kosten zoals netwerk, servicedesk en beveiliging verdeelt u met een eenvoudige sleutel, bijvoorbeeld het aantal werkplekken. Reken beveiliging niet per gebruik door, anders gaan afdelingen erop bezuinigen. Begin met een paar kwartalen showback; begrijpt iedereen het overzicht, dan is chargeback een kleine stap. Neem de uitkomsten op in de managementrapportage. Wie breder wil besparen, vindt meer bij kosten besparen en in de categorie ICT en data.
IT-kostenscan, besparingspunten en TCO-rekenvoorbeeld
Hieronder vindt u de IT-kostenscan als tabel om over te nemen, twaalf besparingspunten met de aanpak per punt, en een doorgerekend TCO-voorbeeld over vijf jaar waarin een eigen server en een cloudpakket naast elkaar staan.
Hoeveel mag IT kosten als percentage van de omzet?
Wat is het verschil tussen een licentie en een abonnement?
Is de cloud goedkoper dan een eigen server?
Bronnen
- CBS: ICT-gebruik bij bedrijven naar bedrijfstak (december 2025)
- Europese Commissie: Data Act explained (december 2025)
- Microsoft: Create customer subscriptions in Partner Center (augustus 2026)
- Microsoft: Extended Security Updates (ESU) program (november 2025)
- KPMG: Cloud computing arrangements (november 2026)
- Ondernemersplein: Abonnement stilzwijgend verlengen (november 2026)