Excel of Power BI: wanneer de overstap loont

Het is de derde werkdag van de maand en de controller is nog aan het plakken. Exports uit het boekhoudpakket, de webshop en de urenregistratie gaan in een Excel-bestand dat inmiddels alleen hij nog begrijpt. In het MT vraagt iemand of dit de versie van dinsdag is of die van woensdag.

Excel is in dat verhaal niet de schuldige. Het doet werk waarvoor het nooit bedoeld was. Wie twijfelt over Excel of Power BI, kan beter vragen welk werk in welk programma thuishoort.

Waar Excel sterk in is, en blijft

Een begroting opstellen, een investering doorrekenen, drie scenario's voor een prijsstijging naast elkaar zetten, snel een export doorzoeken: daar is Excel het juiste gereedschap. Power BI is in de eerste plaats gemaakt om gegevens te tonen en te analyseren, niet om ze in te voeren; de begroting maakt u dus meestal in Excel of in uw financiële pakket.

Excel kan bovendien meer dan veel gebruikers denken. Power Query (een onderdeel dat gegevens ophaalt en opschoont, en die stappen bij elke verversing opnieuw uitvoert) zit gewoon in Excel. Met Power Pivot bouwt u in Excel een datamodel met relaties tussen tabellen. Wie die twee gebruikt, haalt al veel plakwerk uit een maandrapportage.

Zes signalen dat Excel tekortschiet

Herkent u er een of twee, dan volstaat Excel met Power Query vaak. Bij drie of meer is Power BI het serieus bekijken waard.

Power BI in gewone woorden

Power BI is de BI-software van Microsoft en valt onder Microsoft Fabric, het bredere dataplatform van het bedrijf. Voor een eerste rapport hoeft u met Fabric niets, maar de naam komt u tegen bij de licenties. Met deze begrippen volgt u elk gesprek met een bouwer of IT-partner.

Bij de gebruikelijke importmodus bewaart Power BI een kopie van de gegevens in het semantisch model, en die kopie is pas actueel na verversen. In een Pro-werkruimte kunt u acht geplande vernieuwingen per dag instellen, met PPU of op Premium- of Fabric-capaciteit tot 48 (bron: Microsoft, september 2026). Staan de gegevens op een eigen server of netwerkschijf, dan is een gateway nodig: software op een computer in uw netwerk die de verbinding met de Power BI-service verzorgt.

Een kanttekening bij toegang per rol: beveiliging op rijniveau geldt alleen voor gebruikers met kijkrechten. Wie in de werkruimte bewerkrechten heeft, ziet alles. Geef lezers daarom toegang via een app of de rol Kijker, niet als lid van de werkruimte.

Excel en Power BI samen

Wie van Excel naar Power BI overstapt, houdt Excel gewoon. Opschoonstappen die een controller met Power Query in Excel heeft gebouwd, zijn ook niet verloren: Power BI Desktop kan een Excel-werkmap importeren en zet de query's en het Power Pivot-datamodel om naar hun tegenhangers in Power BI.

Andersom kan ook. Met Analyseren in Excel maakt u een draaitabel die rechtstreeks verbonden is met een semantisch model in de Power BI-service: vertrouwd Excel, met dezelfde definities als de rapporten. De Power BI-beheerder moet dat toestaan en de gebruiker heeft bouwrechten op het model nodig.

De valkuil is exporteren. Haalt iedereen de cijfers uit Power BI om in een eigen bestand verder te rekenen, dan ontstaan de versies opnieuw. Spreek af waarvoor een export wel en niet mag.

Licentievormen in grote lijnen

Wie Power BI voor bedrijven inzet, kiest uit deze licentievormen. Microsoft past licenties en prijzen geregeld aan; kijk voor actuele prijzen en voorwaarden op de site van Microsoft.

Nieuwe Power BI Premium-capaciteit (P SKU's) verkoopt Microsoft niet meer; capaciteit koopt u nu als Fabric-capaciteit (bron: Microsoft, juli 2026). In Microsoft 365 E5 zit Power BI Pro al inbegrepen (bron: Microsoft, november 2025). In het mkb is Pro voor makers en lezers meestal het begin.

Er zijn alternatieven

Tableau, Qlik en Looker Studio van Google zijn bekende alternatieven, en veel boekhoud- en ERP-pakketten hebben eigen dashboards die voor een eerste stap volstaan. Power BI ligt voor de hand als uw organisatie al met Excel, Teams en SharePoint werkt, omdat aanmelden, delen en beheer daarop aansluiten. Kijk bij elke keuze naar de koppelingen met uw bronnen en naar wie het straks beheert.

Beslistabel: Excel, Excel met Power Query of Power BI

Kiest u voor Power BI, lees dan eerst Power BI goed opzetten en beheren. Wilt u laten bouwen, dan helpt een Power BI-dashboard laten bouwen. Waarom de techniek het makkelijke deel is, leest u in business intelligence: van cijfers naar sturing. Alle onderwerpen staan in het overzicht ICT en data.

Overstapcheck en een eerste rapport in dertig dagen

Hieronder vindt u de overstapcheck van vijftien vragen met een score die laat zien of Excel volstaat, een proef loont of overstappen voor de hand ligt. Daarna een stappenplan voor een eerste rapport binnen dertig dagen, met het sterschema uitgelegd zonder vakjargon.