E-facturatie: wat de verplichting betekent en hoe u zich voorbereidt

De factuur gaat als pdf per mail de deur uit, de klant typt hem over of laat software het bedrag eruit vissen, en iedereen noemt dat digitaal factureren. Voor de nieuwe regels telt het niet. Een e-factuur is een databestand dat het systeem van uw klant zonder mensenwerk inleest, en dat wordt de standaard voor facturen tussen bedrijven.

Over het wanneer circuleren veel data. Een deel staat in Europese wetgeving, een deel is een plan van het kabinet dat nog door het parlement moet. Wie dat onderscheid kent, kan rustig plannen, en juist de inkoopkant wint veel als het goed is ingericht.

Een e-factuur is een databestand, geen pdf

Een pdf is opgemaakte tekst: een mens leest hem, een computer moet raden waar het bedrag staat. Een e-factuur zet dezelfde gegevens in vaste velden: factuurnummer, datum, bedrag, btw, leverancier, klant en ordernummer. In de vernieuwde Europese btw-richtlijn is een e-factuur een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt (bron: EUR-Lex, maart 2025). Een pdf-factuur die per e-mail is verstuurd, voldoet niet aan de Europese standaard (bron: Ondernemersplein, november 2026).

Welke velden erin horen en hoe ze heten, staat in de Europese norm voor elektronisch factureren, EN 16931, opgesteld door het Europees Comité voor Normalisatie (bron: Europese Commissie, juni 2026). Onder de nieuwe Europese regels moeten e-facturen in principe aan die norm voldoen (bron: EUR-Lex, maart 2025). Het bestand zelf is een XML-bestand, een tekstformaat voor software; uw pakket maakt het aan en leest het in.

Wat vastligt en wat nog een plan is

Zo werkt Peppol

Peppol is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van e-facturen, en de Rijksoverheid gebruikt het al. Vergelijk het met de post. U verstuurt de factuur vanuit uw pakket. Uw serviceprovider zoekt op waar de klant in het netwerk bereikbaar is en levert de factuur af bij de serviceprovider van de klant, die hem in diens pakket zet. U hoeft dus niet te weten welk pakket uw klant gebruikt, wel op welk adres hij te vinden is.

Dat adres is het Peppol-ID. Voor een Nederlands bedrijf is dat vaak het KVK-nummer met een vaste code ervoor; overheidsorganisaties gebruiken hun OIN, en dat nummer hoort ook op uw factuur aan de overheid (bron: Ondernemersplein, november 2026). De registratie regelt u via uw softwareleverancier of serviceprovider. Vraag na onder welk ID u bereikbaar bent, zodat u het aan klanten en leveranciers kunt doorgeven.

Wat u nu al regelt

Uw software

Vraag uw leverancier of het pakket e-facturen volgens de Europese norm kan versturen en ontvangen via Peppol, en of dat in uw abonnement zit. Vraag naar beide richtingen: een pakket dat alleen kan versturen, laat de inkoopkant liggen. Komen facturen ook uit een webshop of planningspakket, stel de vraag dan voor elk systeem. Zie ook boekhoudpakket kiezen.

Verkoop

Een e-factuur is zo goed als de gegevens erin. Leg bij elke zakelijke klant het KVK-nummer, het btw-nummer en het Peppol-ID vast, en vraag grote klanten welke referentie ze op de factuur willen, zoals een inkoopordernummer. Ontbreekt die, dan moet iemand bij de klant de factuur alsnog met de hand koppelen. Vanaf de invoering verstuurt u de e-factuur aan klanten in andere EU-landen binnen 10 dagen na levering of dienst (bron: Ondernemersplein, november 2026). Factureert u hen per maand of kwartaal, kijk dan of dat ritme nog past.

Inkoop

Vraag leveranciers om e-facturen zodra uw pakket ze kan ontvangen, leg hun Peppol-ID vast en spreek af wie een binnenkomende factuur controleert en goedkeurt. Ook als u alleen facturen uit andere EU-landen ontvangt, kunnen de nieuwe regels gevolgen voor u hebben (bron: Ondernemersplein, november 2026).

Archief

Bewaar de e-factuur zoals u hem ontving, dus het databestand zelf en niet uitsluitend een leesbare weergave. Bij een factuur moet vast te stellen zijn dat die echt van de leverancier komt en dat de inhoud niet is veranderd (bron: Belastingdienst, december 2024). Ga na hoe lang uw pakket ontvangen bestanden bewaart en of u ze kunt exporteren. Hoe u archief en back-ups inricht, leest u in back-up en uitwijk.

Wat de inkoopkant eraan heeft

Neem een groothandel waar twee medewerkers de hele week inkoopfacturen verwerken. Een deel komt als pdf binnen, wordt door herkenningssoftware gelezen en daarna nagekeken, omdat die software zich soms vergist in een bedrag of btw-code. Met e-facturen staan leverancier, bedrag, btw en ordernummer meteen in de juiste velden. De software legt de factuur naast de inkooporder en de ontvangstmelding van het magazijn. Alleen afwijkingen komen nog bij een mens terecht.

Facturen raken bovendien niet meer zoek in een gedeelde mailbox. Blijf wel controleren: ook via Peppol kan een factuur met een fout bedrag of een gewijzigd rekeningnummer binnenkomen.

Voor controllers: processen en btw-rapportage

Voor een finance-afdeling verandert vooral het ritme. Bij digitale rapportage geeft u de gegevens per factuur door aan de Belastingdienst (bron: Ondernemersplein, november 2026). Een ontbrekend btw-nummer of een verkeerde btw-code valt dan per transactie op, niet pas bij de aangifte aan het eind van het tijdvak.

Begin met een overzicht van alle factuurstromen, ook die buiten het ERP-systeem om lopen: handmatige facturen uit een spreadsheet, intercompanyfacturen tussen eigen bv's, creditnota's en facturen die een klant namens u opmaakt. Leg vast hoe u de doorgegeven factuurgegevens aansluit op het grootboek en de btw-aangifte; dat wordt een vaste controle in de maandafsluiting. Neem e-facturatie en rapportage op in elk lopend of gepland softwareproject. Wie nu een ERP-systeem selecteert, maakt het een harde eis: zie ERP kiezen en implementeren. Meer over software en data vindt u in de categorie ICT en data.

Stappenplan, leveranciersvragen en inkoopchecklist

Hieronder vindt u een stappenplan in acht stappen met per stap wie het oppakt en wanneer het klaar moet zijn, een vragenlijst voor uw softwareleverancier en een checklist om het inkoopproces op e-facturen in te richten.