Het benchmarkgesprek: de jaarrekening bespreken in vijf vragen

Iedere accountant en adviseur kent het moment. De jaarrekening ligt op tafel, de cijfers kloppen, en de klant knikt beleefd bij elke pagina. Na een uur gaat hij naar huis met een document dat in een la verdwijnt. De cijfers zijn uitgelegd, maar er is niets veranderd. De NBA beschrijft de taak van de mkb-accountant anders: de cijfers analyseren, interpreteren en vertalen voor de klant (bron: NBA, mei 2019). Een vergelijking met de branche is de snelste manier om dat gesprek op gang te krijgen.

Dit artikel is geschreven voor accountants, adviseurs, coaches en financieel managers die met ondernemers over hun cijfers praten. Ondernemers die het gesprek met hun eigen adviseur willen voorbereiden, hebben er net zoveel aan.

Waarom de branche het gesprek verandert

Een getal op zichzelf zegt een ondernemer weinig. Een getal naast dat van vergelijkbare bedrijven roept direct een vraag op: waarom wij wel, of waarom wij niet? Daarmee verschuift het gesprek van verantwoording naar verbetering.

Ook de beroepsregels erkennen die waarde. De NBA noemt het vergelijken van kengetallen met de branche als een vorm van cijferanalyse bij een samenstellingsopdracht, en geeft als voorbeeld van een signaal een brutowinstmarge die onverwacht fors afwijkt van de branche en van voorgaande jaren (bron: NBA, maart 2019). Wat u toch al doet om de cijfers te controleren, kunt u dus ook gebruiken om het gesprek te voeren.

Het gesprek in vijf vragen

1. 01

   Wat valt u op?

   Laat de ondernemer eerst zelf kijken naar de vergelijking. Wat hij zelf ziet, neemt hij serieuzer dan wat u aanwijst. U hoort meteen waar zijn aandacht naartoe gaat.

2. 02

   Waar wijkt u het meest af?

   Kies samen de twee of drie grootste afwijkingen, in procentpunten van de omzet. Meer niet: een gesprek over tien posten wordt een gesprek over geen enkele.

3. 03

   Is dat een keuze of is het zo gegroeid?

   Hogere huisvestingskosten door een toplocatie zijn een keuze. Hogere personeelskosten omdat niemand de planning bewaakt, zijn dat niet. Deze vraag scheidt strategie van slordigheid.

4. 04

   Wat kost of levert het op?

   Vertaal elk procentpunt naar euro's. Een afwijking van een paar procent wordt pas echt als de ondernemer ziet wat dat bedrag in zijn eigen bedrijf betekent.

5. 05

   Wat gaan we doen, en hoe meten we dat?

   Eén of twee acties, met een eigenaar en een datum, en een getal dat moet bewegen. Dan wordt het volgende gesprek een gesprek over voortgang.

Voorbereiding in een half uur

• De juiste branche: kies de branche die past bij wat het bedrijf werkelijk doet, en zo specifiek als de cijfers toelaten.
• Dezelfde indeling: deel de kosten in zoals de branchestatistiek. Hoe u dat doet, staat in kostenanalyse met branchecijfers.
• De correcties: verwerk de beloning van de eigenaar, een eigen pand en eenmalige posten, anders bespreekt u verschillen die er niet zijn.
• Drie afwijkingen: kies vooraf de drie die u wilt bespreken, maar laat de klant eerst zelf kijken.
• Eén pagina: zet de vergelijking op één pagina. Een tabel met dertig regels verdwijnt in de la.

Valkuilen

Meer over benchmarking als methode staat in benchmarking: van branchevergelijking tot doel. Wilt u breder kijken dan de kosten, gebruik dan de gezondheidscheck voor uw bedrijf als intake.

Voor leden: gesprekskaart, agenda en rapportopzet

Leden vinden hieronder de volledige gesprekskaart met doorvraagvragen en signalen per vraag, een agenda voor een gesprek van drie kwartier, een opzet voor het rapport op één pagina, en een aanpak om het benchmarkgesprek als vaste dienst aan te bieden.

Nog geen lid? Bekijk wat een lidmaatschap u biedt.