Eerste werknemer aannemen: wat u regelt en wat het kost

Veel werkgeversplichten hebben dezelfde deadline: de dag waarop uw eerste werknemer begint. Uiterlijk dan bent u als werkgever aangemeld bij de Belastingdienst (bron: Belastingdienst, augustus 2026). Vóór het werk begint, heeft u de identiteit van de werknemer gecontroleerd en staan alle verplichte gegevens in uw administratie (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

Met een paar weken voorbereiding lukt dat. De lastigere vraag komt eerder: levert het werk genoeg op om elke maand loon te betalen, ook als uw werknemer ziek wordt? Met een vaste last gaat u niet over één nacht ijs.

Eerst de afweging: werknemer of iets anders?

Een werknemer past bij structureel werk. Toets eerst:

• Structureel werk: is het werk er het hele jaar, en bij meer dan één of twee klanten? Zo niet, werk dan eerst aan uw klantenbasis.
• Marge: levert het extra werk meer brutomarge op dan de werknemer kost, en na hoeveel maanden? Reken het door in uw exploitatiebegroting.
• Uw eigen uren: een werknemer die u ontlast terwijl u zelf geen extra omzet maakt, verdient zich zelden terug.

Wat u regelt voordat de werknemer begint

Begin een maand of twee voor de startdatum.

1. 01

   Aanmelden als werkgever

   U registreert zich als werkgever bij de Belastingdienst en bij KVK (bron: Ondernemersplein, oktober 2026). Voor de loonheffingen meldt u zich uiterlijk op de eerste werkdag aan; het loonheffingennummer en de aangiftebrief komen meestal binnen een week (bron: Belastingdienst, augustus 2026).

2. 02

   Identiteit controleren

   Controleer de identiteit van de werknemer voordat het werk begint en bewaar een leesbare kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

3. 03

   Arbeidsovereenkomst

   Leg functie, uren, loon en duur vast en kijk of er een cao voor uw branche geldt. Een proeftijd legt u altijd schriftelijk vast (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

4. 04

   Loonadministratie en loonaangifte

   Loonaangifte doet u elke maand of elke vier weken (bron: Belastingdienst, augustus 2025), uiterlijk op de datum uit uw aangiftebrief; zet die in uw jaarkalender. De eerste en elke afwijkende loonbetaling krijgen een loonstrook, digitaal alleen met toestemming (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

5. 05

   Arbodienst of bedrijfsarts

   Iedere werkgever moet een eigen overeenkomst hebben met een arbodienst of bedrijfsarts: het basiscontract (bron: Arboportaal, oktober 2026).

6. 06

   Risico-inventarisatie en -evaluatie

   Elke werkgever moet een RI&E opstellen, een overzicht van de risico's voor veiligheid en gezondheid met een plan van aanpak, en die actueel houden. Met maximaal 25 werknemers en de erkende RI&E van uw branche hoeft u die niet te laten toetsen (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

7. 07

   Pensioen, als dat verplicht is

   Een algemene pensioenplicht voor werkgevers bestaat niet (bron: ministerie van SZW, november 2025). Een regeling is wel verplicht bij een verplicht bedrijfstakpensioenfonds, een verplichte beroepspensioenregeling of als de cao het voorschrijft. Een nieuwe werknemer hoort binnen een maand van u of hij deelneemt (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

Wat een werknemer kost

Het brutoloon is het begin van de rekensom. Het wettelijk minimumloon voor werknemers van 21 jaar en ouder is sinds 1 juli 2026 € 14,99 bruto per uur, tegen € 14,71 per 1 januari 2026 (bron: Rijksoverheid, juni 2026); het bedrag wordt elk half jaar aangepast (bron: Ondernemersplein, oktober 2026). Het minimumjeugdloon stijgt per 1 januari 2027, voor een twintigjarige bijvoorbeeld van 80% naar 87,5% van het minimumloon (bron: Rijksoverheid, april 2026).

Daarbovenop komen:

• Werkgeverspremies: via de loonaangifte draagt u loonheffingen af, waaronder de WW-premie (AWf). In 2026 is die 2,74% bij een schriftelijk contract voor onbepaalde tijd dat geen oproepcontract is, en anders 7,74% (bron: Belastingdienst, oktober 2026).
• Pensioenpremie: als een bedrijfstakpensioenfonds of de cao dat voorschrijft.
• Arbodienst en administratie: het basiscontract, software of een salarisadministrateur, en uw eigen tijd voor inwerken en aangifte.
• Verzuim: eventueel een verzuimverzekering, zie verzekeringen voor starters.

Leg uw personeelskosten naast die van uw branche in de branchecijfers.

Het risico bij ziekte

Bij ziekte betaalt u maximaal twee jaar het loon door, minimaal 70% van het brutoloon, en in het eerste jaar vult u aan tot het minimumloon (bron: Ondernemersplein, oktober 2026). Intussen doet u het werk zelf of betaalt u een vervanger. De re-integratie volgt de stappen van de Wet verbetering poortwachter:

Bron: Ondernemersplein, oktober 2026.

Proeftijd en tijdelijke contracten

De maximale proeftijd hangt af van het contract (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

Nu krijgt een werknemer na drie opeenvolgende tijdelijke contracten of drie jaar aan tijdelijke contracten automatisch een vast contract, tenzij de cao iets anders regelt (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

Tegemoetkomingen: minder dan oude artikelen beloven

LKV geldt per verloond uur: elk uur waarover u loon betaalt. U vraagt het aan via de loonaangifte, voor een arbeidsbeperkte werknemer met een doelgroepverklaring; de definitieve berekening volgt uiterlijk 31 juli van het jaar na indiensttreding (bron: UWV, oktober 2026). In het jaar van indiensttreding helpt het uw kas dus niet.

Voorbeeld: Bram neemt een monteur aan

Bram, de fictieve fietsenmaker uit het financieel plan, doet in het eerste jaar van Fietsenwerkplaats De Ketting alles zelf, met ongeveer acht reparatiebeurten per werkdag. De fietsverkoop is seizoenswerk, maar reparaties zijn vrijwel gelijk over het jaar verdeeld: structureel werk, geen klus voor een uitzendkracht. Bram trekt € 22.000 per jaar uit voor een parttime monteur, alles inbegrepen. Die neemt de werkplaats over, zodat Bram meer fietsen kan verkopen.

Fictief voorbeeld van Firmfocus.

Hij kiest een tijdelijk contract van twaalf maanden, met maximaal een maand proeftijd: een uitweg als de omzet tegenvalt, ten koste van de hoge WW-premie.

De rekensom

In zijn exploitatiebegroting daalt de winst in jaar 2 van € 37.200 naar € 33.100, ondanks € 40.000 meer omzet, en stijgt ze in jaar 3 naar € 44.400.

Fictief voorbeeld van Firmfocus. Brutomarge boven die van jaar 1, exclusief btw; alle groei telt vereenvoudigd als opbrengst van de monteur.

In jaar 2 kost de monteur € 5.000 meer dan de groei oplevert; door € 900 minder rente daalt de winst met € 4.100. Het loon loopt vanaf de eerste maand, terwijl de extra verkoop geleidelijk komt en vooral uit fietsen bestaat, met minder marge dan reparaties. In jaar 3 draait het om: over beide jaren samen heeft de monteur zich net terugverdiend.

Krap blijft het wel. Volgens zijn liquiditeitsbegroting staat er eind februari, na de voorjaarsinkoop, nog € 335 op de rekening, vlak voordat de monteur begint. Bram koopt daarom de helft van de extra voorraad pas in maart, zodat februari op € 7.595 eindigt. En hij vraagt offertes voor een verzuimverzekering: valt de monteur langdurig uit, dan betaalt hij het loon door en staat hij zelf weer in de werkplaats.

De eerste werknemer of meteen een team

Valkuilen bij de eerste werknemer

• Aanmelden op de valreep: dan ontbreekt bij de start nog uw loonheffingennummer.
• Verdwenen regelingen: reken niet met het LIV, en met LKV alleen bij een doelgroep.
• Personeelsgegevens: verwerkt u met enige regelmaat gegevens van medewerkers, dan heeft u een verwerkingsregister nodig, en met een externe salarisadministrateur sluit u een verwerkersovereenkomst (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

Meer over de opstartfase leest u in de pijler het eerste jaar.