Jaarkalender voor ondernemers: alle aangiftes en deadlines op tijd

Wat starters in het eerste jaar overvalt, is zelden de hoogte van een aanslag, maar het moment waarop die komt. Wie per kwartaal btw-aangifte doet, moet aangifte en betaling over het vierde kwartaal van 2026 uiterlijk 31 januari 2027 binnen hebben (bron: Belastingdienst, oktober 2026). Dat geld kwam in de drie maanden ervoor binnen, op dezelfde rekening als de rest. Daarna volgt de aangifte inkomstenbelasting, vóór de datum in de aangiftebrief, vaak 1 mei (bron: Belastingdienst, oktober 2026). Zonder voorlopige aanslag betaalt u dan een heel jaar belasting in één keer.

Bijna elk moment in het ondernemersjaar ligt vast of volgt een vast patroon. Een kalender maakt die momenten zichtbaar voordat ze dringend worden. Deze loopt van november 2026 tot en met oktober 2027 en hoort bij de pijler Het eerste jaar. Al ondernemer? Dan moet eerst de btw over het derde kwartaal van 2026 uiterlijk 31 oktober 2026 binnen zijn (bron: Belastingdienst, oktober 2026).

De kalender van november tot en met oktober

IB-ondernemer staat voor een eenmanszaak of vof, waarvan de winst onder de inkomstenbelasting valt. Bij "volgens aangiftebrief" geldt de datum uit de brief van de Belastingdienst; bij de btw staat de datum uit 2026 ter vergelijking. Maanden zonder vaste deadline ontbreken.

Regels zonder vaste kalenderdatum

• Facturen: een factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering de deur uit (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).
• Loonaangifte: met personeel elke maand of elke vier weken (bron: Belastingdienst, augustus 2025), uiterlijk op de datum in de aangiftebrief loonheffingen.
• Eerste werknemer: aanmelden als werkgever uiterlijk op de dag dat de eerste werknemer begint (bron: Belastingdienst, augustus 2026).
• Opgaaf ICP: levert u goederen naar andere EU-landen, dan doet u ook een opgaaf intracommunautaire prestaties: boven € 50.000 per kwartaal per maand, anders per maand, kwartaal of jaar, en een jaaropgaaf alleen met vergunning (bron: Belastingdienst, oktober 2026).
• UBO-register: een bv geeft een wijziging van een uiteindelijk belanghebbende (UBO) binnen zeven dagen door (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).
• Bewaarplicht: de administratie bewaart u zeven jaar, gegevens over onroerende zaken tien jaar (bron: Belastingdienst, oktober 2026).

Wat er per rechtsvorm anders is

Voor de btw-datums maakt de rechtsvorm geen verschil, voor de rest wel. Twijfelt u nog, lees dan over de rechtsvorm kiezen.

Een gemiste datum weegt bij een bv zwaarder. Niet op tijd deponeren is strafbaar, en gaat de bv daarna failliet, dan kan de bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld (bron: KVK, november 2025). Hoe u loon of opnames bepaalt, leest u bij uzelf betalen.

Een werkwijze die het hele jaar standhoudt

1. 01

   Zet het hele jaar in één keer in uw agenda

   Neem de tabel over, met een herinnering twee weken vooraf. Een datum die nog niet bekend is, zet u op de eerste dag van de maand tot de aangiftebrief er is.

2. 02

   Eén administratie-ochtend per maand

   Een vaste ochtend in de eerste week: facturen versturen, bonnen en bankmutaties verwerken, openstaande facturen nalopen, btw doorboeken. Betalingsafspraken met klanten staan bij eerste klanten vinden.

3. 03

   Twee aparte spaarrekeningen

   Een rekening voor de ontvangen btw min de btw op uw kosten, een tweede voor de inkomstenbelasting. Als vuistregel betaalt een ondernemer gemiddeld ongeveer een derde van de winst aan inkomstenbelasting (bron: Ondernemersplein, oktober 2026).

4. 04

   Een kwartaalmoment met uw cijfers

   Doe de btw-aangifte in de eerste weken na het kwartaal. Leg dan de winst tot nu toe naast uw voorlopige aanslag en liquiditeitsbegroting, en laat de aanslag aanpassen als de winst sterk afwijkt.

Voorbeeld: het eerste jaar van een schoonheidssalon

Yara opent op 1 november 2026 als eenmanszaak een schoonheidssalon voor particuliere klanten. In november investeert zij € 9.000 plus € 1.890 btw in een behandelstoel, apparatuur en inrichting. Voor 2027 verwacht zij ruim € 35.000 omzet en ongeveer € 20.000 winst.

• November: btw-rekening en belastingrekening openen, kalender in de agenda, de eerste maandag van de maand als administratie-ochtend.
• Begin december: haar verwachte omzet voor 2027 ligt ruim boven de KOR-grens. Zij meldt zich niet aan en blijft btw rekenen en terugvragen.
• Januari: in november en december zette zij € 4.840 om, waarvan € 840 btw. Tegenover € 1.890 btw op haar investeringen levert haar eerste aangifte € 1.050 op. Ook vraagt zij een voorlopige aanslag over 2027 aan.
• Maart: zij doet ruim op tijd aangifte inkomstenbelasting over 2026. Of zij in die twee maanden het urencriterium van minimaal 1.225 uur per kalenderjaar haalt (bron: Belastingdienst, oktober 2026), een voorwaarde voor de zelfstandigenaftrek, bespreekt zij met haar boekhouder.
• April, juli en oktober: btw-aangiftes in de eerste week na het kwartaal, betaald van de btw-rekening.
• Juli: na een half jaar staat haar winst op € 12.000, meer dan begroot. Zij laat de voorlopige aanslag verhogen om een flinke naheffing te voorkomen.

Fictief voorbeeld van Firmfocus. Btw-tarief in het voorbeeld 21%; btw op overige kosten is weggelaten.

Loonaangifte, een jaarrekening bij KVK en het UBO-register ontbreken in haar jaar. Met een eerste medewerker komt de loonaangifte er direct bij.

Zzp'er of bv met personeel

De meeste starters beginnen klein: van de 228.764 starters in 2025 waren er 178.686 zzp'er (bron: KVK, januari 2026).

Valkuilen in het eerste jaar

• Btw als omzet zien: wie de ontvangen btw als ruimte gebruikt, betaalt de aangifte uit de omzet van de maand erna.
• Geen voorlopige aanslag: de inkomstenbelasting over een heel jaar komt dan in één keer.
• De KOR-termijn missen: een aanmelding die te laat binnen is, gaat een kwartaal later in (bron: Belastingdienst, oktober 2026).
• De jaarrekening van de bv uitstellen: te laat deponeren is strafbaar (bron: KVK, november 2025).