Inschrijven bij de KVK: wanneer, hoe en wat het kost

Met de inschrijving in het Handelsregister bent u officieel ondernemer. Het is een formaliteit, maar wel een met gevolgen: de KVK geeft uw gegevens door aan de Belastingdienst, uw bedrijfsgegevens worden openbaar en vanaf dat moment telt u mee voor btw en inkomstenbelasting. Deze pagina loopt de inschrijving stap voor stap door, inclusief de keuzes die u vooraf maakt.

Moet u zich inschrijven?

De KVK hanteert drie criteria. U levert zelfstandig producten of diensten, u vraagt daarvoor een prijs waarmee u geld verdient, en u levert regelmatig aan anderen dan familie of vrienden (bron: KVK, augustus 2026). Voldoet u aan alle drie, dan is inschrijving verplicht, ook als u klein of naast uw baan begint.

Let op: of u voor de Belastingdienst ondernemer bent, is een aparte toets. Die kijkt onder meer naar winst, zelfstandigheid, ondernemersrisico, het aantal opdrachtgevers en de tijd die u erin steekt (bron: Belastingdienst, maart 2025). U kunt dus ingeschreven staan bij de KVK zonder recht te hebben op de ondernemersaftrek. Meer daarover bij belasting voor starters.

Wat u vooraf regelt

Rechtsvorm

Kies eerst een rechtsvorm. Een eenmanszaak of vof schrijft u zelf in. Een bv richt u op via de notaris, die ook de inschrijving in het Handelsregister verzorgt.

Bedrijfsnaam

Controleer met de KVK Naamchecker of uw naam al voorkomt in het Handelsregister of het merkenregister van het BOIP (bron: KVK, juli 2026). Bescherming van een handelsnaam ontstaat door het gebruik ervan, niet door de inschrijving. Wilt u uw naam of logo echt vastleggen, dan registreert u een merk; een Benelux-merk kost € 244 voor tien jaar (bron: KVK, mei 2025). Check ook of de bijbehorende domeinnaam vrij is.

Activiteiten en SBI-code

Bij de inschrijving omschrijft u wat uw bedrijf doet. De KVK koppelt daar een SBI-code aan, de standaardindeling van bedrijfsactiviteiten die ook CBS gebruikt. Die code lijkt een detail, maar bepaalt in welke branche u in statistieken en bij financiers terechtkomt. Kies een omschrijving die uw hoofdactiviteit zo precies mogelijk beschrijft. Met uw SBI-code vindt u ook de branchecijfers van uw bedrijfstak op Firmfocus.

Vestigingsadres

Werkt u vanuit huis, dan is uw woonadres ook uw vestigingsadres. Bij een eenmanszaak kunt u het bezoekadres laten afschermen als u een openbaar postadres heeft dat afwijkt van uw woonadres (bron: KVK, april 2026). Controleer bij uw gemeente of het bestemmingsplan bedrijfsactiviteiten aan huis toestaat, zeker als er klanten langskomen.

Zo verloopt de inschrijving

1. 01

   Vul het formulier online in

   Voor een eenmanszaak start u online met DigiD. U vult uw gegevens, uw bedrijfsnaam en uw activiteiten in en maakt een afspraak.

2. 02

   Rond af op een KVK-kantoor

   Tijdens de afspraak controleert de KVK uw gegevens en uw identiteitsbewijs (bron: KVK, september 2026). Volledig online inschrijven kan voor een eenmanszaak dus niet. Neem uw paspoort of identiteitskaart mee.

3. 03

   Betaal de inschrijfvergoeding

   De inschrijving kost eenmalig € 85,15 (bron: KVK, juni 2026). Daarna ontvangt u uw KVK-nummer.

4. 04

   Wacht op uw btw-nummer

   De KVK geeft uw inschrijving door aan de Belastingdienst. Binnen twee weken ontvangt u per post uw btw-identificatienummer (bron: KVK, juli 2026).

Na de inschrijving

Btw-id en omzetbelastingnummer

Een eenmanszaak krijgt twee nummers. Het btw-identificatienummer (btw-id) zet u op facturen en uw website. Het omzetbelastingnummer gebruikt u alleen in contact met de Belastingdienst, omdat daar uw BSN in zit (bron: KVK, juli 2026). Haal ze niet door elkaar.

UBO-opgave

Voor een bv, vof, cv, maatschap, stichting, coöperatie en vereniging geeft u de uiteindelijke belanghebbenden (UBO's) op aan het UBO-register. Een eenmanszaak is daarvan vrijgesteld (bron: KVK, september 2025).

Inloggen bij de overheid: eHerkenning en Berichtenbox

Voor veel zaken met de overheid logt u als bedrijf in met eHerkenning, bijvoorbeeld voor aanvragen bij RVO. Een eenmanszaak kan voor de btw-aangifte ook DigiD gebruiken. Via de Berichtenbox voor bedrijven op Ondernemersplein ontvangt u berichten van overheidsorganisaties. Zet meldingen aan, zodat u geen termijnen mist.

Zakelijke rekening en administratie

Open een aparte zakelijke rekening, zodat privé en zakelijk vanaf de eerste dag gescheiden zijn. Uw basisadministratie bewaart u zeven jaar (bron: Belastingdienst, juni 2026). Kies daarom direct een boekhoudsysteem in plaats van achteraf bonnetjes te zoeken.